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Microsoft Teams im Vergleich zu einer klassischen Email

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Microsoft Teams hält immer mehr Einzug in die Welt von vielen ArbeiterInnen in der Firma oder in den eigenen vier Wänden. In erster Linie verdrängt es die Email und klassische Telefonate. In diesem Artikel betrachten wir einmal in einem Vergleich der Email mit Microsoft Teams aus Sicht des Nutzers, des Administrators und der Compliance. 

Microsoft Teams vs. Email für Nutzer

Auszug eines umfangreichen Vergleiches von über 300 Punkten:

  Teams E-Mail
schnelle Chat Kommunikation X  
Chat Kommunikation asyncron X
( E-Mail hin und her schicken ist fast so schnell, wie Chat-Nachrichten)
Nachricht zurückstellen für spätere Bearbeitung   X
Beste Suche in Nachrichten   X
Archivierung von Nachrichten   X
Klassifizierung von Nachrichten   X
Audio verschicken X X
Dateien teilen bis 150MB X X
Gifys und Memes X – 
Nachrichten Regeln für eigene Ordner  –  X
farbliche Kennzeichnung von Nachrichten X
Finden und Suchen von Nachrichten schlecht gut bis sehr gut
(je nach System und Client)
Zugang zu Inhalten mit allen Varianten von Nutzern mittelmäßig bis schlecht
(Limitierungen / z.B. Account muss vorhanden sein/ GastAccount usw.)
einfach
(Postfach, egal welches / Universales Kommunikationsmittel)
sehen, ob die Nachricht gelesen wurde X
(Kann man verhindern)
sehen, ob der Gegenüber online ist
(kann man verhindern)
– 
     

Anmerkungen zum Thema Email vs Teams für Nutzer

Ich bin selber Nutzer sowohl der Email, als auch von Microsoft Teams. Seit diesem Jahr hat sich die Nutzung von Microsoft Teams stark erhöht und auch ich arbeite fast nur in Microsoft Teams. Dennoch will ich meine Email nicht missen.

Gerade für mich selber nutze ich fast ausschließlich für kritische Kommunikation die Email und bitte auch immer wieder alle mir lieber eine klassische Email zu schicken statt eine Nachricht in Teams, die ich in fremden Tenants und den nun fast 15 Teamsaccounts erstmal suchen muss. Eine Email kommt immer an und was ich am lieben finde, ich kann die markieren und einen Alarm stellen, wann ich diese bearbeiten will. Dies hilft mir sehr in der Organisation. Das mag nun alt und nicht “modern sein”, aber es ist leichter alles im Griff zu halten. Dabei halte ich überhaupt nichts von Modellen wie “zero inbox”, dass verschlimmert die Lage für sehr viele Nutzer nur, es greift nur bei sehr disziplierten Nutzern und wer ist das schon? 

Mein Emails kann ich komplett mit einem Backup versehen und in alle denkbaren Emailsystem einspielen. Meine Archivierung funktioniert und auch hier gibt es sehr viele Werkzeuge, dazu komme, dass ich E3EE Verschlüsselung sehr einfach erreichen kann und verschlüsselt sehr viele Nutzer erreiche und vorallem diese mich auch. Ich kann den Anhang auch noch mit verschiedensten Systemen verschlüsseln. Die sensible geschäftliche Kommunikation und auch Kommunikation in der Community läuft zu 90% per Email. Dies gilt auch für Microsoft selber, für hochsensible Daten nutzen wir verschlüsselte Emails und Teilen-Links und keinen Teamschat auch nicht den 1 zu 1 Chat. 

Ebenso ist die Email überall und zu jederzeit erreichbar und auch offline abrufbar, wenn ich alle Emails auf meinem Smartphone runtergeladen habe. So habe ich bei einem Flug in die USA schon mal 800 Email bearbeitet, zwei eBook Entwürfe versendet und als ich wieder im Netz war, waren alle Inhalte versendet, bevor ich meinen Koffer hatte. Da steht Microsoft Teams noch am Anfang. 

Microsoft Teams vs. Email für Administratoren

 

  Teams E-Mail
Admincenter 3-5
(verschiedenste Werkzeuge werden zusammengeführt/ Nachrichten alleine geht nicht)
1 Administrations Oberfläche
Backup
(nur teilweise möglich/ nicht von Microsoft angeboten)

(sehr viele Tools, Standard-Funktion sogar von kleinen NAS-Systemen)
Archivierung
(komplex/ nicht alles ist möglich, wie 3rd Party Apps, Planner, Praise)

(sehr viele Tools, Standard-Funktion sogar von kleinen NAS-Systemen)
Komplexität der Administration komplex
(verschiedene Rollen)
einfach 
Umzug / Migration
(nicht komplett möglich)

(komplett möglich, viele APIs vorhanden)
Migration in andere Systeme nicht möglich
(möglich)
Strategie  X X (Haupttool)
     

Anmerkungen zum Thema Email vs Teams für Administratoren

Nun gibt es Microsoft Teams auch schon einige Jahre, aber es gibt noch keine komplett enterprisefähige 3rs Party Software, die alle Anforderungen abdeckt. Aus der reinen Administration des Werkzeuges ist die Email / Emailserver einfacher, unkomplizierter für Admins und vor allem in jedem Studium / Ausbildung ein fester Bestandteil. Das Microsoft Teams irgendwann auch soweit sein wird, wird sich zeigen, ob es solange leben will, Microsoft glaubt daran. 

Ich habe mit sehr vielen Administatoren aus kleinen Unternehmen bis zu 50 Personen und Enterprise Unternehmen bis zu 500k Personen gesprochen. Die Email bleibt und wird als sicheres und später immer als Backup Tool und Werkzeug für bestimmte Usecases bestehen bleiben. 

Microsoft Teams vs Email für Compliance Officer  / CISO 

Microsoft Teams mit seinen Chats, Teams mit Kanälen unterscheiden sich in sehr vielen Punkten zur klassischen Email. Die folgenden Inhalte stammen aus einem 100 seitigen Gutachten und Strategiepapier, welches ich in diesem Jahr geschrieben habe. Es ging um eine compliant Kommunikation und ob Dienste wie Microsoft Teams schon als legacy Werkzeug eingesetzt werden können.

  Teams E-Mail
Berechtigungsmanagement gering
(Architektur des Teams lässt Externe und Interne automatisch frei zusammenarbeiten)
hoch / gute Auswahl je nach Einsatzzweck
Archivierung und Aufbewahrung im Sinne der GobD X
Aufbewahrung  / X
(leichter / komplett möglich/ wesentlich leichter internationale und deutsche Regeln durchzusetzen. Wesentlich mehr Werkzeuge auf dem Markt.)
Aufbewahrung im Sinne der deutschen Gesetze /
(viele 3rd Party Werkzeuge mit entsprechender Zertifizierung und Erlaubnis)
Versandt von Rechnungen und geschäftlicher Korrespondenz X
Versandt von Verträgen  X
Versandt von Vertagsentwürfen (nur schauen, nicht drucken) / (muss manuell hinzugefügt werden / Labeling) X (per SharePoint Teilen link direkt aus der Nachricht)
Verschlüsselung der einzelnen Nachricht – (einzeln nicht möglich) X (verschiedenste Modelle bis hin zur DE Mail) 
E2EE (end to end Verschlüsselung) – (nicht auf der Roadmap) X (verschiedenste Modelle)
Austausch von eigenen Schlüsseln für E2EE zwischen Servern – (nicht auf der Roadmap)
(z.B. PGP und S/MIME)
Extraktion einer Nachricht zu Compliance Zwecken X
Nachrichten als privat markieren 
(z.B. bei erlaubter oder geduldetem privaten Nutzung)
– (nicht auf der Roadmap) X
Datenschutzrechtliche Einschätzung kritisch 
(Aufsichtsbehörden sehen den Einsatz kritisch bis nicht einsetzbar)

( In der Regel ohne Probleme einsetzbar und dies nach h.M. datenschutzkonform)
Aufsichtsbehörden (Datenschutz) kritisch keine bis wenige Probleme 

unproblematisch

OnPremises einsetzbar – (nicht auf der Roadmap)
reines SaaS Tool

sehr viele Lösungen im Markt
Spam Proxies – (nicht auf der Roadmap)
sehr viele Lösungen im Markt
Überwachung der Nachrichten – E5 Werkzeuge wie Communication Compliance
Standardwerkzeuge vieler Server
Extraktion aller Daten   / 
(nur teilweise)

(komplett möglich)
Betriebsräte / Betriebsvereinbarungen kritisch bis problematisch unproblematisch

Anmerkungen zu Thema Compliance und Security

Wenn man sich nun seit mehreren Jahren mit Microsoft Teams und um so länger mit Emails im geschäftlichen und Enterprise Kontext beschäftigt, dann komme ich immer wieder zum Schluss, dass Microsoft Teams das falsche Kommunikationsmittel ist. Microsoft Teams hat im Bereich der Compliance und Security einfach noch viel aufzuholen. Oft ist es heute deshalb um so wichtiger die Email noch nicht abzuschreiben und für einige Usecases diese als valides Kommunikationsmittel zu sehen. Eine Multi-Tool Strategie zeichnet sich hier aus. 

Aktuell sollte die Email Microsoft Teams für die sensible und geschäftlich sensible Kommunikation vorgezogen werden.

 

Microsoft Teams vs Email für Betriebsräte

Dieses Thema beschäftigt mich immer mehr, denn auch Betriebsräte wollen lieber auf die Email setzen als Microsoft Teams. Hier kennen sie sich aus und wissen was zu tun ist. Sie können sich mit sehr vielen Betriebsräten austauschen und wissen, was in der Regel einzustellen ist, um die eigenen Kollegen zu schützen. Es ist nur ein System mit wenigen Funktionen, welches heute fest im Alltag integriert ist und in jeder Betriebsvereinbarung steht. Ebenso ist die Email und der Emailserver, wenn er nicht gerade von einem US Hoster betrieben wird, wenig bis überhaupt nicht im Fokus der Betriebsräte und vor allen auch nicht der Öffentlichkeit. 

Dies heißt natürlich nicht, dass die Emailserver alle sicher sind und von Betriebsräten entsprechend geprüft im Rahmen ihrer Mitbestimmung abgenommen. Deshalb auch hier die Ermahnung an die Betriebsräte schauen sie sich die Email an.