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Microsoft Teams – eigene Hintergrundbilder in Teams Meetings nutzen

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Zoom kann es schon und Microsoft Teams bald auch, die eigenen Hintergründe an Stelle des Blur Effektes. Denn dank einer Uservoice und einiger MVPs kommt diese Funktion nun auch in Microsoft Teams. 

Updates des Blogposts

  • Update 1 am 2. April 2020
  • Update 2 am 8. April 2020
  • Update 3 am 10. April 2020
  • Update 4 am 14. April 2020
  • Update 5 am 23. April 2020
  • Update 5 am 01. Mai 2020
  • Update 6 am 06. Juni 2020

 

Update 06. Juni 2020 – Nun einfach per Button

Seit dem 05. Juni 2020 kann nun jeder Nutzer eigene Bilder hochladen und dies direkt aus der Anwendung.

zentrale Verwaltung / Administration – Update

Laut der Roadmap kommen zu Juli neue Regeln für Administratoren, um den Upload zu bestimmen oder auch ein Standardbild für Meetings zu hinterlegen. Dazu folgt dann das Update.

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Beiträge

Sammlung von Hintergrundbildern

zentrale Verteilung von Hintergründen

Troubleshooting und Hardwareanforderungen für Microsoft Teams Hintergründe

 

Links

Uservoice: https://microsoftteams.uservoice.com/forums/555103-public/suggestions/38824921-load-picture-as-background-instead-of-blur-backgro

Roadmap: Verfügbar für alle Tenants ab April 2020
https://www.microsoft.com/de-de/microsoft-365/roadmap?market=de&filters=&searchterms=Teams

Sammlung von Hintergrundbilder

Ich habe für euch Links zusammen getragen von StarTrek bis Disney, die wiederrum Hintergundbilder zur Nutzung freigegeben haben: https://www.rakoellner.de/knowledge-base/microsoft-teams-sammlung-von-hintergruenden-fuer-teams-meetings/

Status  im Rollout und offiziell GA

10. April 2020

Microsoft überrascht seine Kunden und möchte den Rollout schon früher an Ostern beenden, so dass alle Tenants die Funktionen haben können.

Die Hintergründe sind nun am 14. April auch in den europäischen und deutschen Tenants angekommen. 
Achtung: Wenn Microsoft Teams bei euch einmal neustartet, dies ist gewollt und installiert die Funktion nach.

Roadmap Update 23. April 2020

Die Roadmap für diese Funktion wurde auch auf Drängen von mir angepasst und Punkte aus den Herausforderungen am Ende dieses Beitrages eingebaut:

Neu

  1. Upload und Nutzung eigener Hintergründe (in Entwicklung) im May 2020
  2. Administrative Templates für Administratoren zur Steuerung der Hintergünde (in Entwicklung) im May 2020

 

Link: https://www.microsoft.com/de-de/microsoft-365/roadmap?market=de&filters=&searchterms=Microsoft%2CTeams%2CBackground

 

Screens aus einem europäischen und deutschen Tenant

 

 

Funktion der eigenen Hintergründe

Es ist bald in allen Office 365 Umgebungen möglich, dass User eigene Hintergründe bei einer Videoübertragung von ihrem PC hinterlegen können. In einem ersten Schritt nur bereits vorgefertigt Hintergründe und in einem zweiten dann auch eigene Hintergründe. Zunächst nur für Windows Desktop und Mac und die mobilen Teams Client Versionen. In den mobilen Client Versionen ist jedoch schon der Blur Effekt auf der Roadmap und wird schon getestet mit ausgewählten Kunden.

Es wird möglich sein ein .jpg oder ein .png vom PC hochzuladen. Dafür muss man einmal in ein Testmeeting, auf das Menü und dann “Hintergrund Effekte anzeigen” auswählen. Alternativ kann man diese in den Ordner hinterlegen, was eine Möglichkeit bietet einheitlich Bilder per Script zu verteilen.

Es gibt 24 (alt 7) vorgefertige Hintergründe, die ihr sofort einsetzen könnt und natürlich den Blur Effekt.

Wenn ihr euren eigenen Hintergrund auswählen wollt, ist dies ebenfalls in einem zweiten Schitt des Rollouts möglich. Ihr könnt über den Button “Bild hochladen” eigene Hintergründe hochladen. Jedoch passt bei der Benneung der Datei auf und des Hintergrundes, denn diese könnt ihr zunächst nicht ändern und auch keine eigenen Bilder wieder entfernen. Dies ist nur manuell über den Ordnerpfad möglich und aktuell nicht im Client.

Nach der Auswahl (Klick auf das Bild) könnt ihr eine Vorschau anzeigen lassen oder auch “übernehmen” klicken und so den Hintergrund für das Meeting aktivieren. 

Wenn ihr den Hintergrund deaktivieren wollt, scrollt nach oben und wählt “none” aus oder eben “Blur” für den Blur effekt. Denn auch dieser wird nun über dieses Menü verwaltet. 

Funktion als Adoption Highlight

In vielen Diskussionen in den letzten Tagen zeigt sich, dass diese Funktion ein sehr großer Treiber für Microsoft Teams ist. Alle Nutzer wollen diese Hintergründe und wollen darüber Teams nutzen.  Es zeigt sich also, dass genau diese Funktion als Highlight sehr gut im Adoption Prozess genutzt werden kann.

Funktion -> Compliance Highlight

Für jeden Datenschützer und Betriebsrat ist diese Funktion ein Highlight von Microsoft Teams, denn damit wird verhindert, dass Nutzer zufällig durch das Bild laufen. Ich habe bereits die Anmerkung in BVs gesehen, dass dies Funktion und die des Blureffektes als “Muss” eingefügt wurde. Videokonferenzen sollen ausschließlich damit geführt werden.

Hinweise zur Nutzung

  • Hoher CPU Verbrauch
  • Hoher RAM Verbrauch
  • Neue Hintergründe über den Trick des Uploads in den “Uploads”-Ordner -> einmal Teams neustarten

 

Aktueller Rollout ab Mitte April bis Ende Mai 2020

Der aktuelle Rollout in die Microsoft 365 Tenants weltweit läuft nur mit den 7 vorgefertigten Hintergründen und dem schon vorher nutzbaren Blur Effekt. Eigene Hintergründe sind aktuell noch nicht verfügbar.:

“Background effects in Teams meetings – Roadmap ID 62890 ”  LINK 

Quelle: Microsoft Email ans Admincenter

Der Rollout für die eigenen Hintergründe wird in einem zweiten Schritt erfolgen. Dieser Schritt erfolgt schon im Mai 2020, so das Microsoft 365 Admin Center.

Muss ich etwas als Admin tun?

Der Rollout läuft und ihr müsst als Admin nichts tun, denn die Funktion wird automatisch für alle Nutzer gesetzt werden. Dies ist natürlich auch mit Herausforderungen verknüpft, die ich am Ende des Beitrages hinzugefügt habe.

 

Auch heute schon eigene Hintergründe hinterlegen

Auch ich möchte in meinen produktiven Tenant nicht auf die eigenen Hintergründe verzichten, so dass ich mir nach dem Update der Funktion den Client einmal genauer angeschaut habe, um herauszufinden, wo die Standard-Bilder abgelegt werden. In diesem  Zusammenhang habe ich mir auch die Bennung nochmal genauer angeschaut.

ACHTUNG: Bitte überlegt genau, ob eure User diese Information kommuniziert werden soll, oder ob ihr als Admin einfach euere Firmenbilder hinterlegt. Ihr könnt euch übrigens an den Maßen von dem Bild “conference” ganz gut orientieren. Es ist und bleibt ein Risiko, dies zu kommunizieren. Schaut bitte unter Herausforderungen am Ende des Blogposts.

Windows mit Microsoft Teams Client

Ordnerpfad für die Hintergründe: users/username/AppData\Roaming\Microsoft\Teams\Backgrounds\Uploads

oder auch kurz: %appdata%\Microsoft\Teams\Backgrounds\Uploads

Mein Pfad ist: C:\Users\rakoe\AppData\Roaming\Microsoft\Teams\Backgrounds/Uploads und sieht so aus:

Hier seht ihr die Bilder, die ich bereits benutzt habe und auch die Bilder, die ich hochgeladen habe. Es werden also auch nur die Bilder der Standardhintergründe abgelegt, die ihr auch benutzt. Ebenso könnt ihr in den Uploadordner eure eigenen Bilder hinterlegen und in diesem auch die Namen und damit die Benennung ändern, welche in dem Teams Client nicht möglich ist.

Mac mit Microsoft Teams Client

Ihr könnt eure eigenen Bilder in diesen Pfad kopieren, so dass das Bild beim nächsten Start von Teams angezeigt wird und ihr schon heute eigene Hintergründe hinterlegen könnt: 

Pfad: /users/username/Library/Application Support/Microsoft/Teams/Backgrounds/Uploads

Username -> eurer Username

Danke an den Freund mit einem aktuellem Mac Book Pro 😉 

 

 

Herausforderungen mit den Hintergründen

  1. Hintergründe und das Urheberrecht

Wenn User nun ihre eigenen Hintergründe hinterlegen können, stellt sich die Frage, ob und wie diese Hintergründe kontrolliert oder auch vorbestimmt werden können. Aktuell ist es möglich alle Hintergründe, also beliebige Bilder hochzuladen. Es gibt aktuell keinen Genehmigungsprozess oder ähnliches, um die Nutzung von Bildern zu verhindern.

Problematisch

2. Hintergründe und Compliance des Unternehmens

Interessant ist diese Funktion natürlich für den Datenschutz und Betriebsrat aus dem Grund, dass der Hintergrund komplett ausgeblendet wird und so komplett verhindert werden kann, dass unabsichtlich andere Personen im Bild zu sehen sind. 

Dennoch sind die fehlenden Kontrollen (Prozess/ technisch) aktuell ein wirkliches Compliance Risiko.

3. Hintergründe und die Administration

Es gibt noch ungeklärte Fragen:

  • Deaktivieren der Funktion für den Tenant oder nur einzelne User?
  • Hintergründe der Firma hinterlegen und die Funktion “Bild hochladen” deaktivieren?
  • Powershell oder Graph API oder beides?
  • Überwachung der Funktion im Admin Center? 
  • Wie verhindere ich die Nutzung von urherrechtlich geschützten Bildern?
  • Auditlogs? Alerts setzen können?

4. Hintergründe pro Tenant

Es ist heute noch nicht möglich Hintergründe pro Tenant vor zu definieren. So dass in Meetings immer ein Standardhintergrund hinterlegt ist, der mit den Compliance und Marketingregeln zu setzen.

Um heute ein Bild zu hinterlegen müsst ihr noch per Skript diese im Roadming Ordner zu hinterlegen.

Hoffung: PowerShell Teams Module Update  / Graph API Update