Microsoft Teams als Veranstaltungsplattform – 101 Master

Wir haben in den letzten Wochen mehrere Konferenzen mit Microsoft Teams durchgeführt. Die Erfahrungen teile ich nun mit euch:

Eine virtuelle Konferenz

Eine virtuelle Konferenz ist nicht weniger Arbeit, als eine klassische Konferenz. Viele Aufgaben sind gleich oder sind sich sehr ähnlich. So müsst ihr Sponsoren koordinieren oder eine Agenda bauen und die Sprecher informieren. 

Aus der Erfahrung der letzten Monate und dem Teamcommunitday, zeigt sich, dass neue Herausforderungen den Wegfall anderer Aufgaben kompensieren. Eine gute Konferenz aus der Cloud ist mehr als nur das Anlegen von virtuellen Räumen. Alleine hierbei kommen schon die erste Frage auf, ob man pro Track einen Raum erstellt oder pro Session und soll es ein Meeting, Live Event oder doch eine virtuelle 3D Umgebung mit VR/Mixed Reality sein? Im Grunde kann ich sagen, dass eine virtuelle Konferenz schwerer zu organisieren und planen ist, als eine klassische Konferenz in physischen Räumen.

Konferenzwerkzeug Meetings vs. Live Events

Wir haben uns für Microsoft Teams entschieden, wobei ihr natürlich auch Zoom, WebEx oder Jitzi oder eben eines der anderen Werkzeuge nutzen könnt. Ich beschränke mich jedoch auf Microsoft Teams.

Schauen wir uns die Möglichkeiten einmal genauer an. Hier ein Auszug unserer Liste in der Planungsphase:

	Meetings	Live Events	Microsoft Team
Teilnehmerlimit	250	10.000  20.000 (bis 1. Juli)	5000 / 250 für Meetings
Gäste/Externe	249	9.999	5 pro lizensierten Nutzer (Problem, bei kleineren Tenants)
Lobby	ja	nein	nein
Sprecher/ Teilnehmer Trennung	ja.	ja  Teilnehmer sind komplett abgetrennt	ja /z.B. private Channel
Aufnahme	ja	ja	ja
Interaktion Teilnehmer/Sprecher	komplett	nur per Q&A	ja, verschiedene Channel
Parallele	250	50 / 20	250

Optimal: Microsoft Teams mit einzelnen Kanälen für die Tracks und den Meetings in den Tracks.

gut möglich: einzelne Teams Meetings

Konferenz eher ungeeignet: Live Events  / Außer man möchte es als klassisches Training/

Warum sind Live Events eher ungeeignet? 

Bei Live Events ist der Sprecher abgeschottet von den TeilnehmerInnen, dies mag für klassische Konferenzen vor 5-10 Jahren noch üblich gewesen sein, aber heute nicht mehr. Die Teilnehmer möchten den Sprecher kennenlernen, Fragen stellen oder am Ende der Session mit ihm sprechen. Ebenfalls sprechen die Sprecher beim LiveEvent in ein dunkles Loch, dies ist nicht sinnvoll, die meisten leben und gestalten ihre Session/ Tempo nach den Reaktionen der TeilnehmerInnen.

Microsoft Teams Meeting

Wenn möglich solltet ihr ein klassisches Meeting mit einem Moderator nutzen. Dieser kann Fragen aufnehmen und auch die Lobby betreuen kann. Es kommt nur sehr wenig vor, dass es Trolle gibt oder Personen die die Meetings stören. Am störensten sind nicht stummgeschaltete Personen und am häufigsten Personen, die mit dem Smartphone teilnehmen und den Anruf halten, statt sich nur stumm zu schalten.

Konferenz – Aufbau

Der Aufbau ist recht klassisch angelegt: 

• Tracks mit Sessions
• Lounge/Bar (mindestens 1 Mal bis 3 Mal für verschiedene Themen)
• Sponsoren-Bereich (getrennt oder in der Bar). Es ist die Herausforderungen, die Leute zum Sponsor zu bringen. Denn dieser ist an Kontakten und Kunden interessiert und will sich auch online nicht “Langweilen”. 
• Speaker-Lounge

Track oder Session?

Es gibt die Varianten, ob man ein Meeting pro Track erstellt (V1) oder ein Meeting pro Track (V2).

	V1	V2
Aufnahme der Session	X  (mehrfach möglich / später umbennen)	X (saubere getrennte und benannte Aufnahmen in Stream)
wenige Wechsel zwischen den Tracks	X
einfacher für Teilnehmer	X
einfacher für Speaker		X  (Vorbereitung der Session in eigenem Track einfacher, da keine Teilnehmer in dieser Session sind.)

Es kommt bei der Entscheidung darauf an, was ihr machen wollt. Dabei kommt es auch die Art und Weise eurer Konferenz an.

Telefonnummer

Wenn ihr die Möglichkeit habt das Meeting mit einer Telefonnummer auszustatten, dann macht dies bitte. Oft wollen Personen den Ton per Telefon und das Meeting per Video zusehen, dies gleicht auch oft auch Probleme mit der Bandbreite aus. 

Bitte kommuniziert aber deutlich, dass eine Teilnahme umbedingt per Meeting erfolgen muss. Alleine per Telefon wird es nicht sinnvoll sein.

Empfohlen: Telefonnnummer

Aufnahme oder nicht

Ein weitere Diskussionspunkt ist eindeutig die Aufnahme. Ein Teil der Teilnehmer möchte eine Aufnahme, um sich die Session später nochmal anzuschauen, aber auch genauso viele wollen keine Aufnahme, um frei reden zu können. 

Für die Teilnehmer, die wirklich etwas mitnehmen wollen, ist die aufmerksame Teilnahme und frei Fragen stellen können und sich auch frei einmal zeigen können. Wir haben es gestestet und ganz konkret in 25 Sessions die Erfahrung gemacht, dass wenn die Aufnahme gestartet wird, kommen keine Fragen mehr aus der Gruppe der TeilnehmerInnen und niemand zeigt sich mehr. Sobald die Aufnahme endete, kamen wiede Fragen und es entstand sehr oft sogar eine Diskussion.

Aufnahme heißt auch alle TeilnehmerInnen mit einer Einverständniserklärung und den Datenschutzregeln zu versorgen und es nachzuhalten.

Die Qualität einer Aufnahme ist für eine späteren Zuhörer nur bedingt sinnvoll, die Qualität ist erst wirklich brauchbar für einen Zuhörer ohne Vorwissen, wenn man diese professionell aufbereitet. Dann hätte dies aber schon eine Qualität wie LinkedIn Learning. Dies ist in einem Durchlauf auch für erfahrende Sprecher mit OBS, mehreren Kameras und sehr guter Vorbereitung nur schwer. 

Empfehlung: keine Aufnahme

Lobby oder nicht?

Eine weitere Frage ist es, ob man die Lobby für Microsoft Teams Meetings nutzt oder nicht. Wenn man die Lobby abschaltet, müssen die TeilnehmerInnen nicht einzeln freigegeben werden. Jedoch verhindert die Lobby, dass ungewünschte Personen nicht ins Meeting kommen.

Community: ohne / aber den Link nur per Email verschicken

Konferenz: mit Lobby

Jeder kann präsentieren oder nur Sprecher?

Klassische Konferenz: nur der Sprecher

Community: Jeder 

Gruppenbild 

Dieses kann per Teams oder dann per Photoshop später präsentiert werden und entsprechend erstellt werden.

Konferenz – Planung

• pro Track 1 Owner und Helfer
• vorher ankündigen und teilen
• Werbung, Werbung,Werbung

Immer mehr Onlinekonferenzen heißt auch mehr Konkurrenz am gleichen Tag und vorallem können die Teilnehmer viel schneller wechseln und auch nur mal eben schnell schauen. Dies ist offline nicht so einfach möglich.

Herausforderung – Links verteilen

• Trolle
• DSGVO-konform
• Strategische Überlegungen

Hinweis: Nur an angemeldete Personen per BCC Email. 

Dauer der Sessions und Sessionblöcke am Stück

Bei online Konferenzen ist die Aufnahmespanne und Ermüdung am Bildschrim ein Problem. Zuhörer verlieren die Aufmerksamkeit nach maximal 8 Minuten und die Ermüdung tritt nach 40 Minuten ein. Deshalb ist Abwechslung und auch entsprechende Planung von maximal 2-3 Sessions am Stück wichtig. Dies wird erschwert, wenn man verschiedene Zeitzonen bedenken muss, dann müssen Sessions zwangsläufig mindestens 2 Mal präsentiert oder die Aufnahme gezeigt werden. 

Aufnahme oder Live zur Präsentation

Eine Präsentation ist immer besser als eine Aufnahme. Der Sprecher kann auf die TeilnehmerInnen reagieren und kann auf die Fragen eingehen. 

Empfehlung: keine Aufnahme

Feedback einsammeln

Natürlich wollt ihr Feedback einsammeln. Optimal ist es, wenn ihr unter allen noch eine Verlosung macht, jedoch sind die Reaktion oft sehr gering. Ich gehe von maximal 10% aus. 

Möglichkeiten

• Microsoft Forms
• Polly  (3rd Party App)
• eventuelle andere Umfrageapps

Verlosung am Ende 

Hierzu könnt ihr ein Forms, eine Exceltabelle oder auch verschiedenste kleine Programme im Web nutzen. In diesem können die Teilnehmer aktiv mitmachen, wenn sie wollen.

Wichtig: Veröffentlichung von Meetingguidelines

1. Bitte seit freundlich und nett
2. Bitte kommt nur stummgeschaltet in den Call.
3. Mobiltelefone stummschalten und nie den Anruf halten, denn das Mikrophone ist offen.
4. Schaltet bitte die Kamera ein und nutzt, wenn ihr wollt den Hintergrund der Konferenz / Blur Effekt ist auch mobil möglich.
5. Nehmt euch Zeit für das Meeting und Ruhe 
6. Bereitet euch vor: Rechner neustarten, Meeting vorher testen und ggf. Installationen und Updates nachholen, Headset aufladen und ein Ersatz vorhalten, zweiten Bildschirm nutzen, gemütlichen Platz suchen

 

Best Practice

• 1 Session/Raum pro Track
• Lobby
• 2ter Sprecher/ Betreuer für Fragen und um Leute in den Raum zu lassen
• 45 Minuten Session
• Schulung für Sprecher
• Ein Microsoft Teams für die Konferenz mit Kanälen für die Tracks (Achung: Datenschutz/Nutzungebedingungen)

Wünsche

Breakout-Räume

Diese sind schon in der Entwicklung -> LINK

Es ist aber auch möglich, dass der Betreuer hier einfach neue Microsoft Teams Meetings eröffnet.