Betriebsrat Bewertung: Microsoft Teams – Funktion Transkription

Betriebsrat Bewertung: Microsoft Teams – Funktion Transkription

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Wie in der vergangenen Woche angekündigt, schreibe ich nun regelmäßige Bewertungen über Produkte und Funktionen, um Betriebsräte zu unterstützen. 

Produkt: Microsoft Teams
Funktion: Transkription  (Microsoft Teams Meetings)

Beschreibung der Funktion

Die Funktion Transkription ist Ende 2021 in den Funktionsumfang von Microsoft Teams und genauer in Microsoft Teams Meetings aufgenommen worden. Ziel der Funktion ist es, dass 

Die Transkription beinhaltet das gesprochene Wort und davor ein Bild des Teilnehmers, wenn vorhanden, und den Namen, sowie die Uhrzeit. Das gesprochene Wort wird aufgenommen und der Text analysiert, sowie ausgegeben. 

Unterstützt

unterstützter Client:  Microsoft Teams Desktopclient 

unterstützte Ausgabe: Teams Desktop Client und Teams Web Client

unterstütze Sprache: US-English

unterstütze Variante: klassisches Microsoft Teams Meeting 

Lizenzen: Microsoft 365 E3, Microsoft 365 E5, Microsoft 365 Business Standard, and Microsoft 365 Business Premium SKUs  (nur public Cloud, kein EDU, kein Gov)

Teams-Besprechungsaufzeichnungen, die in OneDrive for Business und SharePoint (ODSP) gespeichert werden, verwenden Teams-Live-Transkript, um Untertitel in den Aufzeichnungen anzuzeigen. Wir empfehlen daher, Live-Transkript zu aktivieren, um sicherzustellen, dass Untertitel in den Aufzeichnungen nach der Besprechung vorhanden sind, so Microsoft in ihrem Blogpost.

 

Qualität der Übersetzung

In der Betrachtung der Qualität der Übersetzung schreibt Microsoft selber in deren Blogpost:

“Note that live transcription is not guaranteed to be 100% accurate and so should not be relied upon in life-altering situations.” (Übersetzung: Beachten Sie, dass die Live-Transkription keine 100%ige Genauigkeit garantiert und Sie sich daher in lebensbedrohlichen Situationen nicht darauf verlassen sollten.)

So ist schon erkennbar, dass man sich nicht auf die Übersetzung verlassen kann. Diese kann in der Art zu keinem Zeitpunkt als Compliance-Recording genutzt werden. Es kann lediglich als Unterstützung für z.B. hörgeschädigte Personen dienen oder generell zum Mitlesen für TeilnehmerInnen und zum besseren Verständnis.

 

Weiterführende Links

Dokumentation: View live transcription in a Teams meeting – Office Support (microsoft.com)

https://support.microsoft.com/de-de/office/live-transkription-in-einer-teams-anzeigen-dc1a8f23-2e20-4684-885e-2152e06a4a8b

Live Transcription Blogpost

Live transcription with speaker attribution now available in Microsoft Teams meetings for English(US)

Screenshots der Funktion

Transskription

Quelle: Microsoft

Aktivierung / Deaktivierung der Funktion

Meeting Policy muss aktiviert sein

Hier seht Ihr eine Übersicht dazu, wie die Richtlinieneinstellungen Transkription zulassen und Cloud-Aufzeichnung zulassen zusammenwirken. In der folgenden Tabelle sind die Werte für diese Einstellungen und das Besprechungsverhalten angegeben.

 
Transkription zulassen Cloud-Aufzeichnung zulassen Verhalten
Ein Ein Die Option Transkription starten ist in Microsoft Teams-Besprechungen verfügbar. Der Besprechungsorganisator oder die Besprechungsteilnehmer können die Transkription starten und beenden. Die Option Aufzeichnung starten ist in Microsoft Teams-Besprechungen verfügbar. Der Besprechungsorganisator oder die Besprechungsteilnehmer können die Aufzeichnung starten und beenden.
Ein Aus Die Option Transkription starten ist in Microsoft Teams-Besprechungen verfügbar. Die Option Aufzeichnung starten ist in Microsoft Teams-Besprechungen nicht verfügbar.
Aus Ein Die Option Aufzeichnung starten ist in Microsoft Teams-Besprechungen verfügbar. Die Option Transkription starten ist in Microsoft Teams-Besprechungen nicht verfügbar.
Aus Aus Aufzeichnungen und Transkriptionen sind in Microsoft Teams-Besprechungen nicht verfügbar.

Manage meeting policies – Microsoft Teams | Microsoft Docs

 

Einschalten der Transkription

-> Organisator des Meetings
-> Presenter des Meetings

Kann die Transskription einschalten und ausschalten. 

Roles in a Teams meeting – Office Support (microsoft.com)

 

Die Identität in Meeting Captions und Transkription verstecken

  1. Wählen Sie Mehr Optionen Microsoft Teams Symbol Mehr Optionen. neben Ihrem Profilbild oben in Teams und wählen Sie dann Einstellungen.
  2. Wählen Sie Untertitel und Transkripte auf der linken Seite und aktivieren Sie dann die Option Untertitel und Transkripte für Meetings automatisch identifizieren, um die Option zu deaktivieren.

Hide your identity in meeting captions and transcripts – Office Support (microsoft.com)

 

Die Transkription des gesprochenen Wortes

Die Transkription des gesprochenen Wortes in den Teams Meetings erfolgt über eine Ermittlung in Echtzeit mittels einer KI Lösung. Die Live-Transkription in Teams verwendet die Einladung eines Meetings, die Namen der Teilnehmer, Anhänge usw., um die Genauigkeit zu verbessern und den meetingspezifischen Fachjargon für jedes Transkript automatisch zu erkennen, ohne dass ein Mensch daran beteiligt ist. Das bedeutet, dass niemand bei Microsoft jemals den Inhalt des Meetings zu Gesicht bekommt und die Modelle sofort nach jedem Meeting automatisch gelöscht werden. Darüber hinaus verwendet oder speichert Microsoft diese Daten nicht zur Verbesserung der eigenen KI.

Leider ist aktuell noch nicht veröffentlich, wo genau die Daten verarbeitet werden und über welchen Dienst. 

Ich kann aktuell nur davon ausgehen, dass die Azure KI/Cognitive Services in den USA genutzt werden. 

Datenschutzbewertung

Die Frage nach dem Datenschutz ist eine grundlegende Frage in Bezug auf die Nutzung der Funktion.

automatisch verarbeitet werden die folgenden Daten:

  • Namen der Teilnehmer
  • Anhänge (z.B. PowerPoints)
  • Sprache / Audio
  • Bild / Video
  • Chat

Da in einem Meeting alle personenbezogene Daten vorkommen können, können auch Art.9 und Art. 10 DSGVO Daten verarbeitet werden. Eine Trennung der Verarbeitungen nach Daten ist nicht möglich. 

Die erstellten KI Modelle zur Transkription werden laut Aussage von Microsoft nach dem Meeting sofort wieder gelöscht. Kein Mitarbeiter von Microsoft erhält Kenntnis vom Inhalte des Meetings. Die Daten werden nicht zur Weiterentwicklung der KI von Microsoft verwendet.

Dementsprechend wird die Transkription aktuell noch nicht explizit in den Verträgen inklusive OSts und DPA genannt, wie es bei Lists der Fall war. Die Funktion ist demensprechend eine Teams Funktionalität. 

 

Empfehlung

Update Sep 2021: 

Der Dienst wird in Azure North Region verarbeitet und die Daten verlassen den europäischen Raum nicht. Der ML Algorithmus der nach dem Meeting sofort nach dem Meeting wieder gelöscht wird. Dennoch wird  zum Erlernen die Postfächer und OneDrives der Nutzer im Meeting verwendet, so dass hier ein Risiko liegt. Wer das Risiko tragen will -> kann die Funktion angeschaltet lassen.

Microsoft hat hier sich diesmal wirklich Gedanken gemacht. Der Knackpunkt, woher kommt die ausreichende Mende an Daten für das Training des ML in dem Meeting.

Maßnahmen zur Nutzung mit Risikoübernahme

  • Erstellung eines Informationsblattes 
  • Aufnahme in die DSFA für Teams & Information des Datenschutzbeauftragten
  • Schulung der Presenter und Organisatoren, die Funktion nur punktuell einzusetzen
  • Ergänzung der eigenen Datenschutzerklärung und Nutzungsbedingungen und diese im Admin Center hinterlegen und/oder per Conditional Access hinterlegen.
  • Mitbestimmung durch den Betriebsrat
  • Risikoübernahme durch den Vorstand/ Geschäftsführung

Gründe für eine Risikoübernahme: Unterstützung für Hörgeschädigte, Unterstützung im Unterricht und Trainings, Verbesserung der Verständlichkeit bei Mehrsprachigkeit, Ansprechen von Text für den visuellen Lerntyp/Verständnis

 

Bewertung für Betriebsräte

Betrachten wir die Funktion Transkription, so wird diese über 

Maßnahmen Empfehlung für Betriebsräte

  1. Datenschutzerklärung prüfen
  2. DPA und Verträge auf Aktualität prüfen
  3. Vorstellung durch das IT-Team im BR 
  4. Anpassung der Rahmen BV Teams
  5. Risiko-Entscheidung des Verantwortlichen vorhanden? 
  6. Diskussion und Entscheidung im BR
  7. Freigabe der Nutzung der Funktion Transkription bei Microsoft Teams

 

 

1. Datenschutzerklärung prüfen

Sie müssen sich die Datenschutzerklärung anschauen. Diese sollte auch für Microsoft Teams hinterlegt sein. Diese taucht auf, wenn im Microsoft 365 Admin Center unter Einstellungen und Org Settings und dann Security & Privacy auch eine Datenschutzerklärung für Office 365 abgelegt wurde.

Achten Sie darauf, dass im Rahmen der Art 13/14 DSGVO auch die Funktion aufgenommen wurde und transparent erklärt. Informationen finden Sie zu beginn dieses Beitrages. 

Screenshot aus dem Teams Meeting, wenn die Funktion aktiviert wird. So werden die TeilnehmerInnen informiert. Dieses Banner lässt sich nicht abstellen.

Letztlich sollte die Datenschutzerklärung auch im Intranet und auf der Webseite für Externe aktualisiert werden. 

Hinweis der TeilnehmerInnen

Hinweis in dem Training für MitarbeiterInnen, dass die Funktion deaktiviert werden kann und wo +  dass diese Funktion pro Meeting auch aktiviert und deaktiviert werden kann. 

Anpassung der DSFA für Microsoft Teams und Erweiterung um Transkription.

 

2. Aktuelle DPA / Verträge

Da die Funktion Transkription erst Mitte 2021 zu Microsoft Teams hinzugefügt wurde. Sollten die Allgemeinen Geschäftsbedingungen vor dem Einsatz aktualisiert werden. 

DPA Stand 15.09.2021
OSTs  Mindestens Juli 2021 / Webseite
SCC MS Irland zu MS Microsoft mit DPA vom 15.09.2021

3. Vorstellung durch das IT-Team im BR 

Im Rahmen der BR Sitzung sollte das IT-Team die Funktion vorstellen. Oben im Beitrag finden Sie diese Informationen, die vorzutragen sind. 

4. Erweiterung der Rahmen BV

Die BV für Teams muss erweitert werden, ggf. kann dies auch im Anhang des Anhanges Teams sein. 

5. Risiko-Entscheidung des Verantwortlichen vorhanden?

Für den Teil, dass die OneDrive for Business und auch die Postfächer der MitarbeiterInnen gescannt werden. Hier sollte eine kurze Risikoentscheidung des Verantwortlichen vorliegen, dass diese Informationen für das Trainieren des Maschine Algorithmen für die Transkription trainieret wird, die aber nach dem Meeting sofort gelöscht wird.

Risiko-Entscheidung: light

6. Diskussion und Entscheidung im BR

Über die Entscheidung des Verantwortlichen sollten Sie auch im BR kurz sprechen, ob dieser minimale Eingriff für Sie unerheblich ist oder erheblich und die Funktion nicht einführbar ist. 

7. Freigabe der Nutzung der Funktion Transkription bei Microsoft Teams

Freigabe der Nutzung der Funktion Transskription