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Backups von Microsoft 365 sinnvoll oder unsinnig?

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Eine der häufig und auch emotional diskutieren Fragen ist die Frage nach dem Backup von eigenen Daten aus der Cloud in andere Clouds oder in das eigene Rechenzentrum. 

Was ist ein Backup?

Als Backup bezeichnet man die Sicherung von Daten, Prozessen und Maschinen. Diese Absicherung dient dazu, dass im Notfall die Intrastruktur wiederhergestellt und in Betrieb genommen werden kann, so dass nur eine möglichst kurze Zeit diese nicht mehr zur Verfügung steht.

Ein Backup darf nicht mit der Archivierung verwechselt werden. Diese dient nicht zur Wiederherstellung ausgefallener Systeme, sondern zur Archivierung wichtiger Daten zur Erfüllung gesetzlicher Anforderungen und interner Complianceregeln. Somit werden Daten nach der GobD und HGB für 3,9,12 Jahre unveränderbar gespeichert.

 

Umfrage auf Twitter

Ich habe vom 30.03.2020 bis 31.03.2020 eine Umfrage auf Twitter gestellt, um eine aktuelle Meinung und Nutzung zustellen.

Die Umfrage, in meiner Microsoft ITler Bubble, zeigt wunderbar, dass sich bereits mit 55 Prozent der 58 Votes kein Backup mehr leisten. Sie vertrauen auf die SLA und die vertragliche Zusicherung von Microsoft als Betreiber. Noch vor 5 Jahren, war dieser Punkt nur im unteren Feld mit 10%.

 

Meinungen und Positionen

Es herrschen viele Meinungen zum Thema Backup in der IT- Welt und unter IT Administratoren:

  1. Backup ist ein Muss
  2. Backup ist im heutigen Zeiten des Cloud Computing unsinnig und Sache der Cloud Dienstanbieter
  3. Backup ist ein Muss zur Sicherstellung des Betriebs
  4. Backup ist ein Muss aus regulatorischer Sicht

 

Der Mittelweg als Lösung ? 

Die heutige Best Practices ist es, nur die wichtigen Unternehmensdaten in ein lokales Backup aufzunehmen und so in einem Notfall zumindest einen Zugriff auf die Daten zu ermöglichen, die den minimal Betrieb mit Einschränkungen ermöglichen. Hierzu gehört im Minimum die SharePoint Online Daten und im optimalen Fall eben auch der Exchange Online.

Sicherung von: 

  • SharePoint Online
    • z.B. alte Team/Projekt Sites
    • Intranet
    • Microsoft Teams SharePoint Sites
    • Yammer Community SharePoint Sites (native Mode)
  • Exchange Online
    • Postfächer (wichtig nach GobD)
    • Kalender
    • Tasks (Achtung: Änderung anstehend)

Die Sicherung vieler Cloud Dienste ist nicht immer einfach bis unmöglich. So ist zum Beispiel das Zurückspielen von Yammer Chats und der UI nicht möglich und auch in Microsoft Teams können die Chats nicht wieder zurück in die Cosmos DB zurückgespielt werden. Dazu kommt, dass eigentlich in Bezug auf Yammer und Team aktuell ein gesamtes Backup nicht möglich ist und bei einem Verlust nur neue Teams/Communities erstellt werden können, die dann wieder mit dem Material befüllt werden. Dies impliziert auch, dass Teams oder auch Yammer Communities nicht in andere Tenants verschoben werden können. Ein verschieben von Teams und Kanälen steht wohl schon auf der Roadmap.

Nicht zu sichern sind (Auszug):

  • Yammer UI und Chat
  • Teams UI und Chat
  • teilweise 3rd party Apps von Yammer, Office und Teams (Hier bitte beim Anbieter nachfragen)
  • Microsoft ToDo Tasks

In diesem Punkt müsst ihr ein Risikomanagement machen und genau entscheiden welche Daten in der Cloud bei Microsoft 365 verarbeitet werden können und müssen. Es kann durchaus sein, dass der Datenspeicher für Mitarbeiterdaten der Personalabteilung oder des Vorstandes eben in einem zweiten Speicher wie einem Citrix Share OnPrem liegen und nur in Teams eingebaut werden.  Für diesen Speicher wird dann ein klassisches Backup eingerichtet.

 

Archivierung eine Pflicht

Ich sammle alle Informationen rund um die Archivierung in meiner Wissensdatenbank unter Compliance -> Backup und Archiv.