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Arbeiten mit vertraulichen Daten – Welches Microsoft 365 Tool kann man nutzen?

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Es wird immer wichtiger Inhalte aus Besprechungen zu schützen und Daten, die fast ausschließlich digital erstellt und verarbeitet werden zu schützen. Leider benutzten heute viele Personen für diese schützenswerten Daten nicht immer das richtige Werkzeug.

Wo gehören sensible Daten hin? 

Es stellt die die Frage wohin mit sensiblen Daten bei Microsoft 365. Schauen wir uns die typischen Werkzeuge einmal genauer an: 

Name Schutz nutzbar
Microsoft Whiteboard nur Berechtigung, Verarbeitung in Europa nein
OneNote nur Berechtigung und Passwort für eine Mappe, Verarbeitung auch in Deutschland und OnPremises mit OneNote 2016. nein
Microsoft ToDo nur Berechtigungen, Verarbeitung in Europa und Deutschland, Clouddienst nein
Kurznotizen / Windows, iOS nur Berechtigungen, verknüpft mit dem Benutzerkonto nein

und nun schauen wir uns mal an, welches Werkzeug für sensible Notizen möglich ist: 

Microsoft Word und Microsoft PowerPoint

Beide Dateitypen könnt ihr: 

  • verschlüsseln (z.B. RMS)
  • sensitivity Labeling anwenden zum Labeln, Klassifizieren, Verschlüsseln
  • Regeln anwenden für den Speicherort
  • mobile sichere Nutzung
  • sichere Nutzung im Webbrowser
  • Schutz von E-Mails automatisch beim Hereinziehen in die Email
  • zeichnen, malen, gemeinsames editieren ist möglich
  • teilen und nur Ansicht oder den Download blockieren ist möglich