Aus aktuellem Anlass habe ich mich immer wieder aus praktischen, aber auch aus rechtlichen Gründen mit der Nutzung von Office 365 am Institut/Lehrstuhl einer Universität beschäftigt.
Die Anforderungen liegen klar auf der Hand:
1. Kommunikation innerhalb und außerhalb des Lehrstuhls
2. gemeinsame Kalender und Aufgabenverwaltung
3. gemeinsame Dokumentenverwaltung und kolloboratives Arbeiten
4. Dokumenten teilen mit Personen außerhalb des Lehrstuhls
5. Projektmanagement
6. Verwaltungsaufgaben (z.B. Personalverwaltung, Budgetverwaltung)
7. Datenschutz relevante sichere Verbindungen und Server (Server in der EU)
zu 1: Kommunikation innerhalb und außerhalb des Lehrstuhles
innerhalb:
An einem heutigen Lehrstuhl muss die Kommunikation schnell und zuverlässig funktionieren. Es müssen teilweise große und kleine Dateien verschickt werden, Dokumente geteilt und gemeinsam bearbeitet werden.
Stand heute ist dafür das Telefon und Handy oder in manchen Fällen Skype/Adobe Connect. Für die Dokumentenverwaltung werden hauseigene Server (BSCW//IBM) benutzt. Im Grunde werden alle einzelnen Funktionen teuer eingekauft oder in einer Art “Stückwerk” durch kostenlose Tools ersetzt. So wird z.B. doodle als Terminfindungstool eingesetzt, um auch diese Funktion in der internen Kommunikation abzudecken.
optimal:
Zur optimalen Lösung setzt man Lync ein. Das Kommunikationsprogramm verfügt über folgende Funktionen:
- Chat
- Audioverbindung
- Videoverbindung / Videotelefonie
- Datensharing (Daten senden und empfangen)
- PC-Remotefreigabe über Lync
- VOIP
- Audio- und Videokonferenzing mit bis zu 250 Usern in O365-Plan A2 (Chat, Freigabe (Programm, Desktop, Dateien), Wideboard, Umfagen, Datenanhänge)
zu 2 folgt in den nächsten Tagen.
Einsatzbeispiele:
TU München – http://www.microsoft.com/casestudies/Case_Study_Detail.aspx?CaseStudyID=710000000953
Europäische Fachhochschule: http://www.microsoft.com/casestudies/Case_Study_Detail.aspx?CaseStudyID=710000000954