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Planner – Speicherort, Auditlogs, Customer Key und mehr

Eine spannende Frage ist der Speicherort und Auditlogs von Planner. Planner wird mit einer Microsoft 365 Groups 

 

Aufbau einer Microsoft 365 Gruppe

  • Microsoft 365 Groups
    • Exchange Online
    • SharePoint Online
    • Azure Active Directory
    • Planner
    • Wiki (ACHTUNG: wird abgestellt)

Speicherorte

Planner ist ein aufgesplittet Werkzeug in verschiedene Bereiche: 

Aufgaben Azure Es wird vermutet, dass es in einer Cosmos DB liegt, ähnlich wie ToDo und Teams Chats.

Feststeht, dass es in der Standard-Region des Tenants liegen bleibt. 

Aufgaben Kopie Exchange Postfach des Users  Seit Februar 2021 wird eine Kopie der Aufgaben in dem Exchange Postfach des zugewiesenen Nutzers kopiert.
Dateien SharePoint Libary Die Dateien liegen in der SharePoint Bibliothek der Microsoft 365 Group. 

Planner verwendet einen Ordner namens AllToDoTasks, um seine Compliance-Datensätze zu speichern. Dieser Ordner enthält auch Compliance-Datensätze für Aufgaben. Um nur die Elemente für Planner-Aufgaben zu generieren, verfügt Exchange Online über einen MAPI-Suchordner namens Folder Memberships\Assigned to Me. Planner zeigt den Inhalt dieses Ordners an, wenn Benutzer die Option Mir zugewiesen im Planner-Hub wählen.

Auditlogs

Das Thema Auditlogs und Planner ist ein schwieriges Thema. Es gibt keine Auditlogs im Compliance Center/Purview Center von Microsoft. 

Graph: https://docs.microsoft.com/en-us/graph/api/resources/planner-overview?view=graph-rest-1.0

eDiscovery

Seid der Kopie der Aufgaben in das Exchange Postfach des Nutzers, dem/der die Aufgabe zugewiesen wurde. Mit der Suche können die Tasks nun gefunden werden, auch die, die in Planner gelöscht wurden.

Customer Key

Dateien -> SharePoint Online 
Aufgaben -> Nein 
Planner -> Nein

 

Externe und Gäste im Microsoft 365 Tenant – Lizensierung mit der 5 pro User Regel

In Italien werden die meisten Gäste/Externe in Office 365 Umgebungen eingeladen und bei uns in Deutschland ist man extrem vorsichtig nicht nur in Bezug auf die Verwaltung dieser Externen und den unvollständigen Standardprozess, sondern gerade in Bezug auf die Lizensierung. Deshalb schaue ich mir diese heute etwas genauer an:

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Microsoft Teams Meeting – Aufnahme und Microsoft Stream

Aufnahme von Meetings

Je nach Meeting ist es wichtig, dieses aufzunehmen, um es anderen Nutzern auch später bereit zustellen. Hierzu gehören klassische Schulungen, die per Teams gehalten werden, aber auch 

ACHTUNG: Der Beitrag gilt nicht für  Live Events

Für Nutzer

Voraussetzungen

  • Der Benutzer verfügt über Office 365 E1, E3, E5, A1, A3, A5, M365 Business, Business Premium oder Business Essentials.
  • Der Benutzer muss für Microsoft Stream lizenziert sein. 1
  • Der Benutzer hat die Berechtigung zum Hochladen von Videos in Microsoft Stream
  • Der Benutzer hat den Unternehmensrichtlinien zugestimmt, falls diese vom Administrator erstellt wurden
  • Der Benutzer verfügt über genügend Speicherplatz in Microsoft Stream, um Aufzeichnungen zu speichern

Aufnahme

Ein klassisches Teams Meeting kann von dem Ersteller des Meetings aufgenommen werden. Nach dem Drücken des Buttons startet die Aufnahme des Meetings. Im Rahmen dessen werden für alle TeilnehmerInnen die Datenschutzerklärung im Meeting oben als Leiste angezeigt, die aktive geschlossen werden muss und ein roter Punkt ist unten links zu sehen.

Wenn man die Aufnahme beenden will, kann man wiederrum den Button betätigen und muss das Ende der Aufnahme einmal über ein Popup Fenster bestätigen. Dies verhindert, dass die Aufnahme unabsichtlich abgebrochen wird.

Dokumentation: https://docs.microsoft.com/de-de/microsoftteams/cloud-recording

Was wird aufgenommen?

Eine Aufnahme umfasst:

  1. Video Stream der Nutzer
  2. Audio Stream der Nutzer
  3. Chat
  4. geteile Bereiche ( z.B. Screen, Whiteboard, PowerPoint)
  5. Systemaudio bei Videos

Könnt ihr beeinflussen, was aufgenommen wird?  nein

Mehrere Aufnahmen?

Es ist möglich mehrere Aufnahmen in einem Meeting zu machen. Jedoch empfiehlt es sich pro Aufnahme ein Meeting aufzusetzen. Dann sind die Aufnahmen entsprechend getrennt und nach dem Meeting auch direkt benannt.

Teilnahme an einem Meeting

Als Nutzer kann ich einem Meeting, welches aufgenommen wird jederzeit beitreten und dieses auch verlassen.

Besprechungsoptionen

Diese beeinflussen die Aufnahme an sich nicht:

 

 

Bereitstellung des Videos und Download

Nachdem die Aufnahme abgeschlossen ist, wird das Video in dem Meeting bereitgestellt und der Ersteller des Meetings erhält eine Email. Dies kann je nach Auslastung des Dienstes  und Länge der Aufnahme von 10 Minuten bis zu einem Tag dauern. Eine Aufnahme von 90 Minuten hat bei meinem Test 9,5 Minuten gedauert bis das Video bereitgestellt wurde. Es konnte dann auch direkt runtergeladen werden.

90 Minuten mit 3 TeilnehmerInnen mit Video und Audio = 585 MB Größe des Videos

Ebenfalls ist das Video in dem Kanal des Teams verfügbar, in dem ihr das Meeting aufgesetzt habt. Ihr könnt nicht verhindern, dass die Aufnahme dort angezeigt wird. Aber ihr könnt diese schnell runterladen und dort entfernen.

 

Bereitstellung des Videos für Externe

Mit Microsoft Stream ist es aktuell nicht möglich, das Video an Externe zu teilen, so dass diese es sich über Stream anschauen können. Eine Alternative ist es, das Video per OneDrive bereit zustellen oder auch per Youtube oder anderer Video-Plattformen. Oft gibt es im Unternehmen schon eine interne Videoplattform in die das Video geladen werden kann. 

Die Bereitstellung auch für Externe ist schon auf der Roadmap vermerkt. 

 

Bearbeitung des Videos

Es ist auch möglich das Video etwas zu bearbeiten. So kann der Nutzer dieses Video am Ende und am Anfang abschneiden, so dass dieses die entsprechende Länge hat.

 

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Für Administratoren

 

Speicherplatz

Der Speicherplatz bei Microsoft Stream ist begrenzt. Die Aufnahmen  zählen auch auf diesen Speicherplatz ein. Um diesen zu reduzieren könnt ihr die Aufnahme jedoch runterladen und z.B. im OneDrive freigeben oder über eine andere Plattform. Besser ist es jedoch den entsprechenden Speicherplatz nachzubuchen.

 

Kontrolle – Wer darf aufnehmen?

Teams Admin Center -> Besprechungsrichtlinien

In diesem Bereich ist es möglich, dass ihr die Cloudaufnahme zulassen könnt. Ihr könnt auch eine zweite Richlinie erstellen und diese den Nutzern zuweisen, in dem diese deaktiviert ist. So könnt ihr gezielt diese zulassen oder auch entfernen.

Ihr könnt es auch pro User per Powershell einstellen:

TeamsMeetingPolicy-AllowCloudRecording-Einstellung auf „True“   = darf aufnehmen

TeamsMeetingPolicy-AllowCloudRecording-Einstellung auf „False” = darf nicht aufnehmen

New-CsTeamsMeetingPolicy und Set-CsTeamsMeetingPolicy.

 

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Datenschutz und der Betriebsrat

Ich hatte schon im August 2018 hierzu einen Artikel geschrieben. 

Wo werden die Daten gespeichert?

https://docs.microsoft.com/stream/faq#which-regions-does-microsoft-stream-host-my-data-in

Wenn Sie Besprechungsaufzeichnung aktivieren,… Besprechungsaufzeichnungen werden gespeichert…
bevor Microsoft Stream in Ihrem lokalen Datenaufbewahrungsbereich zur Verfügung steht in der nächstgelegenen Microsoft Stream-Region
nachdem Microsoft Stream in Ihrem lokalen Datenaufbewahrungsbereich zur Verfügung steht in Ihrem lokalen Datenaufbewahrungsbereich

 

Auswahl neuer Hardware – Poweruser

Ihr kennt mich seit Jahren nur mit meinen Surface Pro 1 mit 4 GB, Touch, Stift und einer klassischen, aber beleuchteten Tastatur. Das Gerät ist nun nach über 5 Jahren etwas in die Jahre gekommen und gefühlt wird es nur von den Aufklebern der Konferenzen zusammengehalten. Also musste ein neues Gerät her. Dies ist mehr als schwer gewesen.

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