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Microsoft Teams hält immer mehr Einzug in die Welt von vielen ArbeiterInnen in der Firma oder in den eigenen vier Wänden. In erster Linie verdrängt es die Email und klassische Telefonate. In diesem Artikel betrachten wir einmal in einem Vergleich der Email mit Microsoft Teams aus Sicht des Nutzers, des Administrators und der Compliance.
Das Problem bei Einladungen zu einem Meeting ist, dass es kein BCC gibt, also keine Möglichkeit, dass man die Emailadressen der anderen TeilnehmerInnen verschleiert. Dies wäre im Grunde jedoch wie einer Email, in der alle in der To-Line sind, dies darf nicht vorkommen.
Folgende Möglichkeiten bestehen:
Wenn ihr wollt, dass sich die internen MitarbeiterInnen sehen sollen und auch keine Externen in diesem Telefonat sind, dann könnt ihr diese oder den Teams Kanal einladen. Dann sehen sich alle in der Einladung und auch in dem Kanal.
möglich: klassische Einladung oder Kanal einladen
Wenn ein entsprechender Vertrag besteht, können die Personen gemeinsam mit den Mitarbeitern eingeladen werden. Dies ist üblicherweise bei gemeinsamen Microsoft Teams so, dass man hier entsprechend vorgeht.
möglich: klassische Einladung oder Kanal
Bei Externen ist die Situation eine andere. Diese sollten nur eingeladen werden, dass ihnen der Termin weitergeleitet wird (.ics-Datei). Hierbei lohnt es sich den Aufwand zu betreiben und einen zweiten Termin anzulegen und diesen dann entsprechend an alle zu verteilen. In dem eigentlichen Termin können noch Informationen und Personenangaben anderer Personen stehen. Die Email mit derm Termin sollte dann die TeilnehmerInnen in BCC haben.
Dies gilt nicht nur für klassische Meetings, sondern auch für Live Events. Bitte setzt keine Live Event auf und verschickt dann den Termin an alle TeilnehmerInnen in CC oder der To-Line.
Gäste die dann mit dem Teilnahmelink in ein klassisches Teams Meeting kommen, können sich beim Eintritt einen Namen geben und so selbst dafür sorgen, welche Daten in diesem Bezug geteilt werden. Diese sollten, wenn möglich auch mit einem InPrivate Browser teilnehmen, um möglichst wenige Daten dem fremden Tenant zu geben.
Je nach Meeting ist es wichtig, dieses aufzunehmen, um es anderen Nutzern auch später bereit zustellen. Hierzu gehören klassische Schulungen, die per Teams gehalten werden, aber auch
ACHTUNG: Der Beitrag gilt nicht für Live Events
Ein klassisches Teams Meeting kann von dem Ersteller des Meetings aufgenommen werden. Nach dem Drücken des Buttons startet die Aufnahme des Meetings. Im Rahmen dessen werden für alle TeilnehmerInnen die Datenschutzerklärung im Meeting oben als Leiste angezeigt, die aktive geschlossen werden muss und ein roter Punkt ist unten links zu sehen.
Wenn man die Aufnahme beenden will, kann man wiederrum den Button betätigen und muss das Ende der Aufnahme einmal über ein Popup Fenster bestätigen. Dies verhindert, dass die Aufnahme unabsichtlich abgebrochen wird.
Dokumentation: https://docs.microsoft.com/de-de/microsoftteams/cloud-recording
Eine Aufnahme umfasst:
Könnt ihr beeinflussen, was aufgenommen wird? nein
Es ist möglich mehrere Aufnahmen in einem Meeting zu machen. Jedoch empfiehlt es sich pro Aufnahme ein Meeting aufzusetzen. Dann sind die Aufnahmen entsprechend getrennt und nach dem Meeting auch direkt benannt.
Als Nutzer kann ich einem Meeting, welches aufgenommen wird jederzeit beitreten und dieses auch verlassen.
Diese beeinflussen die Aufnahme an sich nicht:
Nachdem die Aufnahme abgeschlossen ist, wird das Video in dem Meeting bereitgestellt und der Ersteller des Meetings erhält eine Email. Dies kann je nach Auslastung des Dienstes und Länge der Aufnahme von 10 Minuten bis zu einem Tag dauern. Eine Aufnahme von 90 Minuten hat bei meinem Test 9,5 Minuten gedauert bis das Video bereitgestellt wurde. Es konnte dann auch direkt runtergeladen werden.
90 Minuten mit 3 TeilnehmerInnen mit Video und Audio = 585 MB Größe des Videos
Ebenfalls ist das Video in dem Kanal des Teams verfügbar, in dem ihr das Meeting aufgesetzt habt. Ihr könnt nicht verhindern, dass die Aufnahme dort angezeigt wird. Aber ihr könnt diese schnell runterladen und dort entfernen.
Mit Microsoft Stream ist es aktuell nicht möglich, das Video an Externe zu teilen, so dass diese es sich über Stream anschauen können. Eine Alternative ist es, das Video per OneDrive bereit zustellen oder auch per Youtube oder anderer Video-Plattformen. Oft gibt es im Unternehmen schon eine interne Videoplattform in die das Video geladen werden kann.
Die Bereitstellung auch für Externe ist schon auf der Roadmap vermerkt.
Es ist auch möglich das Video etwas zu bearbeiten. So kann der Nutzer dieses Video am Ende und am Anfang abschneiden, so dass dieses die entsprechende Länge hat.
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Der Speicherplatz bei Microsoft Stream ist begrenzt. Die Aufnahmen zählen auch auf diesen Speicherplatz ein. Um diesen zu reduzieren könnt ihr die Aufnahme jedoch runterladen und z.B. im OneDrive freigeben oder über eine andere Plattform. Besser ist es jedoch den entsprechenden Speicherplatz nachzubuchen.
Teams Admin Center -> Besprechungsrichtlinien
In diesem Bereich ist es möglich, dass ihr die Cloudaufnahme zulassen könnt. Ihr könnt auch eine zweite Richlinie erstellen und diese den Nutzern zuweisen, in dem diese deaktiviert ist. So könnt ihr gezielt diese zulassen oder auch entfernen.
Ihr könnt es auch pro User per Powershell einstellen:
TeamsMeetingPolicy-AllowCloudRecording-Einstellung auf „True“ = darf aufnehmen
TeamsMeetingPolicy-AllowCloudRecording-Einstellung auf „False” = darf nicht aufnehmen
New-CsTeamsMeetingPolicy und Set-CsTeamsMeetingPolicy.
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Ich hatte schon im August 2018 hierzu einen Artikel geschrieben.
https://docs.microsoft.com/stream/faq#which-regions-does-microsoft-stream-host-my-data-in
| Wenn Sie Besprechungsaufzeichnung aktivieren,… | Besprechungsaufzeichnungen werden gespeichert… |
|---|---|
| bevor Microsoft Stream in Ihrem lokalen Datenaufbewahrungsbereich zur Verfügung steht | in der nächstgelegenen Microsoft Stream-Region |
| nachdem Microsoft Stream in Ihrem lokalen Datenaufbewahrungsbereich zur Verfügung steht | in Ihrem lokalen Datenaufbewahrungsbereich |
Wenn man ein Meeting durchgeführt hat, schafft man es als Organisator und als Sprecher nicht immer sich zu merken, wie viele Nutzer dabei waren und wer beigetreten ist. Um dies und mehr zur Nachlese des Microsoft Teams Meetings herausfinden, gibt es folgende Möglichkeiten:
Wenn man Meetings mit Externen und internen Mitarbeitern und Kollegen macht, möchte man ein Meeting auch beenden können, so dass dieses abgeschlossen ist und sich niemand mehr in dem Meetingraum befindet. Diese Funktion ist Anfang April 2020 nun ausgerollt worden:
Es kann passieren, dass Nutzer ihren Chat im Microsoft Teams Meeting nicht sehen und nicht darauf zugreifen können. Dies ist immer recht ungünstig, da oft Links und auch Fragen über den Chat geteilt oder eben gestellt werden.
Es ist möglich, dass ihr Skype Meetings über die Xbox machen könnt. Der Wunsch ist es, dass auch Microsoft Teams Meetings über die Xbox und den Fernseher abhalten zu können. Da es keine Microsoft Teams App für die Xbox gibt, habe ich mal die verbleibenden Möglichkeiten angeschaut:
Quelle:
Leider kann man heute noch nicht als Ersteller eines Meeting dieses beenden, wenn man dieses verlassen will. Nutzer können immer noch in dem Meeting bleiben chatten und es nutzen. In vielen Situationen möchte man das Meeting aber beenden können.
Microsoft testet diese Funktion intern nun und der Rollout soll in den nächsten Tagen beginnen.
“Thanks for your feedback – the increase in votes recently has been noticed. We are testing this feature internally and hope to begin rollout to the public ring within the next week. Thanks.”
Die Anpassung der Einladung für Meetings ist eine wesentliche Frage für viele Unternehmen, Schulen und Privatpersonen. Wie und welche Einstellungen möglich sind, führe ich in diesem Beitrag auf:
Einige Nutzer kennen es aus dem Meeting Werkzeug Zoom und einige von euch wünschen es sich um so mehr, dass sie alle Personen im Meeting sehen können. Dies ist in Zeiten des HomeOffice um so wichiger. Continue reading