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Betriebsratsvereinbarung als Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung ?

Es hält sich vielmals der Punkt, dass eine BV für eine Datenverarbeitung von personenbezogenen Daten ausreicht. Man sieht dies auch oft in DSFAs und auch in Datenschutzerklärungen für Mitarbeiter:innen. Da wird eine BV als Rechtsgrundlage oft auch anstelle des Arbeitsvertrags angegeben.

h.M. Nein

Die BV stellt keine Rechtsgrundlage der Art. 6 DSGVO da. Diese genügt nicht aus, um als Rechtsgrundlage einer Verarbeitung von personenbezogenen Daten dazustellen, wie es beispielsweise der Arbeitsvertrag aus Art 6 Abs 1 lit b DSGVO darstellt. 

z.B.

https://www.datenschutz-bayern.de/datenschutzreform2018/aki41.html

Betriebsrat Bewertung: Microsoft 365 Startseite – Neue UI November 2021

Neue UI

Microsoft hat zu November 2021 die UI der Startseite angepasst und erneuert, um die Nutzer:innen in der Arbeit zu verbessern.

Neue Navigation

Microsoft passt die Navigation an. Dies hat zunächst keinen Einfluss auf den Datenschutz oder den Betriebsrat. 

Recommened actions

In diesem neueren Bereich werden Termine und Aufgaben angezeigt, die aus dem Postfach des Nutzers stammen. Es werden keine Informationen angezeigt, die in anderen Postfächers anderer Nutzer liegen oder geteilter Postfächer. Die Signale/Informationen stammen aus der Graph API und werden hier nur angezeigt.

Aktuell kann es nicht deaktiviert werden. Ich bin hier dran. Quick Access

Die Funktion Quick Access stammte schon aus der alten UI oder ist in Delve zu finden. Hier werden Dateien angezeigt, die der Nutzer:in zuletzt bearbeitet hat oder auch geteilte Dateien, zu der der Nutzer:in Zugriff hat und die mit ihm geteilt wurden. Ebenfalls gibt es die tolle Funktion Favoriten, um Dokumente zu taggen egal, wo diese liegen. 

Browse by

In diesem Bereich gibt es erweiterte Möglichkeiten für den Nutzer:in seine Dateien im Griff zu haben. Ebenso können so Dateien auc hochgeladen und auch direkt geöffnet werden.

Für den Betriebsrat interessant ist hier der Bereich People und Meetings. 

People

In diesem Reiter werden die Informationen aus SharePoint Online, OneDrive for Business und auch Exchange Online angezeigt.  Es werden nur Anhänge von Emails und gemeinsame Dokumente angezeigt, für die der Nutzer:in eine Berechtigung hat. 

Meetings

Die Informationen stammen aus dem Outlook Kalender. Leider ist die UI aktuell noch etwas fehlerbehaftet, da die Termine, die als Meeting angelegt werden. Es sind nur die Meetings, in die der Nutzer:in eingeladen ist.

 

 

 

 

 

Roadmap in Microsoft Admin Center in der Betriebsratsprüfung – Übersicht

In diesem Beitrag in der Wissensdatenbank wird in Zukunft die Roadmap im Microsoft 365 Admincenter dargestellt und in Relevanz für den Betriebsrat dargestellt. Eine genauere Betrachtung findet man dann unter dem jeweiligen Produkt, zu dem die Funktion gehört in der Wissensdatenbank dieser Webseite. An Hand der Kurzeinschätzung soll es Betriebsräten einfacher fallen eine kurzfristige Entscheidung zu treffen, es sich das Werkzeug genauer anzuschauen oder durchzuwinken oder nur informiert zu sein.

ACHTUNG: Diese Datenbank ist im Aufbau und Beginn erst ab Oktober 2021

Produkt/Funktion Roadmap ID Beschreibung Bewertung
Plan for Change: New message formatting for emails
 
MC298037 · Published 13. Nov. 2021 ADMIN-AUSWIRKUNGNEUE FUNKTIONBENUTZER-AUSWIRKUNG
Zusammenfassung der Nachricht
Im neu gestalteten Teams Store finden Sie eine optimierte Landing Page mit rotierenden Bannern im oberen Bereich, die interessante Apps und Szenarien hervorheben. Außerdem werden Ihnen intelligente Empfehlungen für Apps angezeigt, die bei Ihren Kollegen und allen Benutzern in Teams beliebt sind. Wir haben auch neue kuratierte Oberflächen hinzugefügt, die Sammlungen von Apps präsentieren, die häufige Szenarien von Apps abdecken, die Ihnen den Einstieg in Teams erleichtern. Außerdem haben wir die App-Kategorien aktualisiert, um Ihnen die Suche nach Apps zu erleichtern – von Apps, die von Ihrer Organisation und Ihren Kollegen entwickelt wurden, bis hin zu Apps, die für bestimmte Funktionen und Branchen entwickelt wurden.Diese Meldung ist mit der Microsoft 365 Roadmap ID 86186 verknüpft.

Wann dies geschehen wird:

Wir gehen davon aus, dass der Rollout Ende November beginnt und bis Mitte Dezember in allen Umgebungen abgeschlossen sein wird.

Wie wird sich dies auf Ihr Unternehmen auswirken?

Die Benutzer werden eine bessere Erfahrung beim Navigieren durch den Teams Store haben, der jetzt eine bessere App-Erkennbarkeit bietet.

Dies beinhaltet:

Rotierende Banner im oberen Bereich, die interessante Apps und Szenarien hervorheben
Intelligente Empfehlungen für Apps, die bei Ihren Kollegen und bei allen Nutzern von Teams beliebt sind
Neue kuratierte Oberflächen, die Sammlungen von Apps präsentieren
Aktualisierte App-Kategorien, damit Sie die gesuchten Apps leichter finden können

Relevanz gering

Neu gestaltete Microsoft Teams Store-Erfahrung

MC298032 – Veröffentlicht 13. Nov. 2021 ADMIN-AUSWIRKUNGNEUE FUNKTIONBENUTZER-AUSWIRKUNG
Zusammenfassung der Nachricht
Im neu gestalteten Teams Store finden Sie eine optimierte Landing Page mit rotierenden Bannern im oberen Bereich, die interessante Apps und Szenarien hervorheben. Außerdem werden Ihnen intelligente Empfehlungen für Apps angezeigt, die bei Ihren Kollegen und allen Benutzern in Teams beliebt sind. Wir haben auch neue kuratierte Oberflächen hinzugefügt, die Sammlungen von Apps präsentieren, die häufige Szenarien von Apps abdecken, die Ihnen den Einstieg in Teams erleichtern. Außerdem haben wir die App-Kategorien aktualisiert, um Ihnen die Suche nach Apps zu erleichtern – von Apps, die von Ihrer Organisation und Ihren Kollegen entwickelt wurden, bis hin zu Apps, die für bestimmte Funktionen und Branchen entwickelt wurden.Diese Meldung ist mit der Microsoft 365 Roadmap ID 86186 verknüpft.Wann dies geschehen wird:

Wir gehen davon aus, dass der Rollout Ende November beginnt und bis Mitte Dezember in allen Umgebungen abgeschlossen sein wird.

Wie wird sich dies auf Ihr Unternehmen auswirken?

Die Benutzer werden eine bessere Erfahrung beim Navigieren durch den Teams Store haben, der jetzt eine bessere App-Erkennbarkeit bietet.

Dies beinhaltet:

Rotierende Banner im oberen Bereich, die interessante Apps und Szenarien hervorheben
Intelligente Empfehlungen für Apps, die bei Ihren Kollegen und bei allen Nutzern von Teams beliebt sind
Neue kuratierte Oberflächen, die Sammlungen von Apps präsentieren
Aktualisierte App-Kategorien, damit Sie die gesuchten Apps leichter finden können

Relevanz gering
Meeting Activities in Teams Audit Log
 
MC298031 · Published 13. Nov. 2021 Zusammenfassung der Nachricht
Dieses Update für das Microsoft Teams-Auditprotokoll fügt Besprechungsaktivitäten hinzu, um Unternehmen bei der effektiven Reaktion auf Sicherheitsereignisse, forensische Untersuchungen, interne Untersuchungen und Compliance-Verpflichtungen zu unterstützen.Wann dies geschehen wird:

Diese Funktion ist ab sofort verfügbar.

Wie sich dies auf Ihr Unternehmen auswirken wird:

Diese Funktionsaktualisierung ermöglicht es Administratoren, TeamsMeeting-Aktivitäten im Microsoft 365-Auditprotokoll anzuzeigen und bestimmte Aktivitäten über Microsoft 365-Dienste hinweg besser zu untersuchen.

Besprechungsaktivitäten protokollieren:

MeetingDetail:
Informationen über Teams-Meetings, einschließlich der Start- und Endzeit und der URL, um dem Meeting beizutreten.
MeetingParticipantDetail:
Informationen über die Teilnehmer einer Besprechung, einschließlich der Benutzer-ID jedes Teilnehmers, der Uhrzeit, zu der jeder Teilnehmer der Besprechung beitrat, und der Uhrzeit, zu der jeder Teilnehmer die Besprechung verließ.
Was Sie zur Vorbereitung tun müssen:

Besuchen Sie Microsoft 365 Audit Logs, um die neuen Meeting-Aktivitätsprotokolle zu sehen und zu verwenden.

Informationen: https://docs.microsoft.com/de-de/microsoftteams/audit-log-events

Relevant hoch
Feature “Related content” is retiring from Classic Yammer
 
MC298024 · Published 13. Nov. 2021 Zusammenfassung der Nachricht
Zum jetzigen Zeitpunkt empfehlen wir die Nutzung der neuen Yammer-Erfahrung und -Funktionen, die für unsere aktuellen Yammer-App-Nutzer verfügbar sind, da wir die Funktion Verwandte Inhalte von Classic Yammer nach dem 20. Dezember 2021 einstellen werden.Wichtige Punkte:

Zeitplan: Einstellung von verwandten Inhalten – 20. Dezember 2021
Maßnahme: Prüfen Sie die Auswirkungen auf Ihr Unternehmen. Kunden sollten das neue Yammer verwenden.
Wie sich dies auf Ihr Unternehmen auswirkt:

Wenn Sie Classic Yammer anstelle des neuen Yammer verwenden, gibt es einen Abschnitt mit dem Titel Verwandte Inhalte, der beim Öffnen einer in einer Community gespeicherten Datei angezeigt wird.

Der Abschnitt “Verwandte Inhalte” zeigt andere Dokumente an, die an dieselbe Datei angehängt sind, die Sie gerade ansehen.
Hinweis: Nach dem 20. Dezember werden Sie diese verwandten Dateien in Gemeinschaften nicht mehr sehen können, wenn Sie Classic Yammer verwenden.

Was Sie tun müssen, um sich vorzubereiten:

Wenn die Nutzer in Ihrem Unternehmen aktiv die klassische Yammer-App verwenden, empfehlen wir Ihnen, die neue Yammer-Erfahrung ab heute in Ihrem Unternehmen zu nutzen.

Relevance hoch

nur noch native Mode möglich

 
     
Viva insights Manager insights MC296601 · 5. Nov. 2021    
       
Microsoft Forms: Planned data migration
 
MC295029  29. Okt. 2021 Registerkarte “geteilt mit mir” wird auch nach Europa verschoben und dort verarbeitet.

https://www.rakoellner.de/2021/11/microsoft-form-datenmigration-nach-europa-bis-dezember-2021/

Relevanz niedrig, positiv für den Datenschutz
Microsoft Teams / Transskription
älter Transskription im Rahmen eines Teams Meetings

https://www.rakoellner.de/knowledge-base/betriebsrat-bewertung-microsoft-365-admincenter-neue-ui-november-2021/

Relevanz mittel

Betriebsrat – Bewertung von Produkten Übersicht

Im Rahmen meiner neuen Kampagne  der Bewertung von Produkten gehe ich in folgender Reihenfolge vor.

Hinweis: Die Nutzung ist für Betriebsräte und ihre Tätigkeit der Mitbestimmungsrechte kostenlos und freigegeben. Dies ist das Zeil der Veröffentlichungen den Betriebsräten gerade in kleinen Betrieben zu helfen und diese zu unterstützen.
Eine kommerzielle Nutzung ist ausdrücklich untersagt. Dies gilt natürlich auch für Berater:innen jeglicher Art. 

 

Dieser Beitrag dient lediglich der Übersicht. 

Produkt/Service Link
Exchange Online  
SharePoint Online  
Microsoft Teams  
Microsoft Teams / Transskription https://www.rakoellner.de/knowledge-base/betriebsrat-bewertung-microsoft-teams-funktion-transkription/
Microsoft Forms  
Microsoft Bookings  
Microsoft Whiteboard  
OneNote  
Microsoft Office Online (Word, Excel, PowerPoint)  
Yammer  
Audit Logs + Advanced Audit Logs  
Defender for Cloud / MCAS  
Defender for Office 365  
Defender for EndPoint  
AdminCenter – Productivity Score  
AdminCenter – Usagereport  
Compliance Center – Insider Risk  
Compliance Center – Microsoft Information Protection  
Compliance Center – Information Governance  
Compliance Center – Record Management  
Compliance Center – Privacy Manager  
Security Center – Message Tracert  
Microsoft Viva Insights https://www.rakoellner.de/knowledge-base/microsoft-viva-insights-datenschutz-und-betriebsrat/
Microsoft Viva Connections  
Microsoft Viva Learnings  
Microsoft Viva Topics  

 

 

Artikel zur Ankündigung

Ankündigung eines Betriebsrat Cloud Product Check für Microsoft Werkzeuge und Tools

 

 

Microsoft 365 und der Betriebsrat – Eine Einführung

Es ist immer eine Herausforderung sich an ein großes Produkt, wie Microsoft 365 heranzuwagen. Dies insbesondere da es sich um ein Software-as-a-Service Produkt handelt. Dieses bringt durch den Ansatz der wöchentlichen und monatlichen Updates eine gewisse Komplexität mit.

 

Erste Schritte

Aus der Erfahrung sollten Betriebsräte sich zunächst folgende Fragen beantworten lassen:

  1. Welches Ziel und Zweck verfolgt die Einführung von Microsoft 365?
  2. Welche Abteilungen und Firmen werden betroffen sein?
  3. Welche Produkte sollen eingeführt werden?
  4. Wie soll ein Monitoring statt finden?
  5. Ab wann beginnen die Verhandlungen für die Betriebsvereinbarung?
  6. Zeitplan des Projektes?

 

Fachausschuss 

Es lohnt sich im Betriebsrat einen Fachausschuss zu gründen, der sich um die Einführung und dauerhafte Betretung von Microsoft365 im Unternehmen beschäftigt.