Die Live Transscription ist eine von den Nutzern gewünschte Funktion bei Microsoft Teams, die wiederum einige Fragen im Rahmen des Datenschutzes eröffnet. Im Rahmen dieses Blogpost betrachte ich diese Funktionalität.
Die Transkription bei Microsoft Teams
Auf dem folgenden Bild sieht man auf der rechten Seite ein Beispiel, wie die Transkription aussieht. Auf der rechten Seite oder unter dem Bild wird diese eingeblendet. Aktuell funktioniert diese nur für English, wird aber bald auch in deutscher Sprache zur Verfügung gestellt.
Ebenfalls können TeilnehmerInnen oben erkennen, dass der Hinweis auf das Recording mit “Transcription” erweitert wurde. Hinter dem Link der “Privacy Policy” befindet sich die allgemeine Datenschutzerklärung, die man im M365 Admincenter hinterlegt.
Quelle: Microsoft
Die Transkription beinhaltet das gesprochene Wort und davor ein Bild des Teilnehmers, wenn vorhanden, und den Namen, sowie die Uhrzeit. Das gesprochene Wort wird aufgenommen und der Text analysiert, sowie ausgegeben.
Dokumentation: View live transcription in a Teams meeting – Office Support (microsoft.com)
Unterstützt
unterstützter Client: Microsoft Teams Desktopclient
unterstützte Ausgabe: Teams Desktop Client und Teams Web Client
unterstütze Sprache: US-English
unterstütze Variante: klassisches Microsoft Teams Meeting
Lizenzen: Microsoft 365 E3, Microsoft 365 E5, Microsoft 365 Business Standard, and Microsoft 365 Business Premium SKUs (nur public Cloud, kein EDU, kein Gov)
Teams-Besprechungsaufzeichnungen, die in OneDrive for Business und SharePoint (ODSP) gespeichert werden, verwenden Teams-Live-Transkript, um Untertitel in den Aufzeichnungen anzuzeigen. Wir empfehlen daher, Live-Transkript zu aktivieren, um sicherzustellen, dass Untertitel in den Aufzeichnungen nach der Besprechung vorhanden sind, so Microsoft in ihrem Blogpost.
Qualität der Übersetzung
In der Betrachtung der Qualität der Übersetzung schreibt Microsoft selber in deren Blogpost:
“Note that live transcription is not guaranteed to be 100% accurate and so should not be relied upon in life-altering situations.” (Übersetzung: Beachten Sie, dass die Live-Transkription keine 100%ige Genauigkeit garantiert und Sie sich daher in lebensbedrohlichen Situationen nicht darauf verlassen sollten.)
So ist schon erkennbar, dass man sich nicht auf die Übersetzung verlassen kann. Diese kann in der Art zu keinem Zeitpunkt als Compliance-Recording genutzt werden. Es kann lediglich als Unterstützung für z.B. hörgeschädigte Personen dienen oder generell zum Mitlesen für TeilnehmerInnen und zum besseren Verständnis.
Aktivierung / Deaktivierung der Funktion
Meeting Policy muss aktiviert sein
Hier seht Ihr eine Übersicht dazu, wie die Richtlinieneinstellungen Transkription zulassen und Cloud-Aufzeichnung zulassen zusammenwirken. In der folgenden Tabelle sind die Werte für diese Einstellungen und das Besprechungsverhalten angegeben.
| Transkription zulassen | Cloud-Aufzeichnung zulassen | Verhalten |
|---|---|---|
| Ein | Ein | Die Option Transkription starten ist in Microsoft Teams-Besprechungen verfügbar. Der Besprechungsorganisator oder die Besprechungsteilnehmer können die Transkription starten und beenden. Die Option Aufzeichnung starten ist in Microsoft Teams-Besprechungen verfügbar. Der Besprechungsorganisator oder die Besprechungsteilnehmer können die Aufzeichnung starten und beenden. |
| Ein | Aus | Die Option Transkription starten ist in Microsoft Teams-Besprechungen verfügbar. Die Option Aufzeichnung starten ist in Microsoft Teams-Besprechungen nicht verfügbar. |
| Aus | Ein | Die Option Aufzeichnung starten ist in Microsoft Teams-Besprechungen verfügbar. Die Option Transkription starten ist in Microsoft Teams-Besprechungen nicht verfügbar. |
| Aus | Aus | Aufzeichnungen und Transkriptionen sind in Microsoft Teams-Besprechungen nicht verfügbar. |
Manage meeting policies – Microsoft Teams | Microsoft Docs
Einschalten der Transkription
-> Organisator des Meetings
-> Presenter des Meetings
Kann die Transskription einschalten und ausschalten.
Roles in a Teams meeting – Office Support (microsoft.com)
Die Identität in Meeting captions und Transkription verstecken
- Wählen Sie Mehr Optionen Microsoft Teams Symbol Mehr Optionen. neben Ihrem Profilbild oben in Teams und wählen Sie dann Einstellungen.
- Wählen Sie Untertitel und Transkripte auf der linken Seite und aktivieren Sie dann die Option Untertitel und Transkripte für Meetings automatisch identifizieren, um die Option zu deaktivieren.
Hide your identity in meeting captions and transcripts – Office Support (microsoft.com)
Die Transkription des gesprochenen Wortes
Die Transkription des gesprochenen Wortes in den Teams Meetings erfolgt über eine Ermittlung in Echtzeit mittels einer KI Lösung. Die Live-Transkription in Teams verwendet die Einladung eines Meetings, die Namen der Teilnehmer, Anhänge usw., um die Genauigkeit zu verbessern und den meetingspezifischen Fachjargon für jedes Transkript automatisch zu erkennen, ohne dass ein Mensch daran beteiligt ist. Das bedeutet, dass niemand bei Microsoft jemals den Inhalt des Meetings zu Gesicht bekommt und die Modelle sofort nach jedem Meeting automatisch gelöscht werden. Darüber hinaus verwendet oder speichert Microsoft diese Daten nicht zur Verbesserung der eigenen KI.
Leider ist aktuell noch nicht veröffentlich, wo genau die Daten verarbeitet werden und über welchen Dienst.
Ich kann aktuell nur davon ausgehen, dass die Azure KI/Cognitive Services in den USA genutzt werden.
Datenschutzbewertung
Die Frage nach dem Datenschutz ist eine grundlegende Frage in Bezug auf die Nutzung der Funktion.
automatisch verarbeitet werden die folgenden Daten:
- Namen der Teilnehmer
- Anhänge (z.B. PowerPoints)
- Sprache / Audio
- Bild / Video
- Chat
Da in einem Meeting alle personenbezogene Daten vorkommen können, können auch Art.9 und Art. 10 DSGVO Daten verarbeitet werden. Eine Trennung der Verarbeitungen nach Daten ist nicht möglich.
Die erstellten KI Modelle zur Transkription werden laut Aussage von Microsoft nach dem Meeting sofort wieder gelöscht. Kein Mitarbeiter von Microsoft erhält Kenntnis vom Inhalte des Meetings. Die Daten werden nicht zur Weiterentwicklung der KI von Microsoft verwendet.
Dementsprechend wird die Transkription aktuell noch nicht explizit in den Verträgen inklusive OSts und DPA genannt, wie es bei Lists der Fall war. Die Funktion ist demensprechend eine Teams Funktionalität.
Empfehlung
Update Sep 2021:
Der Dienst wird in Azure North Region verarbeitet und die Daten verlassen den europäischen Raum nicht. Der ML Algorithmus der nach dem Meeting sofort nach dem Meeting wieder gelöscht wird. Dennoch wird zum Erlernen die Postfächer und OneDrives der Nutzer im Meeting verwendet, so dass hier ein Risiko liegt. Wer das Risiko tragen will -> kann die Funktion angeschaltet lassen.
Microsoft hat hier sich diesmal wirklich Gedanken gemacht. Der Knackpunkt, woher kommt die ausreichende Mende an Daten für das Training des ML in dem Meeting.
Maßnahmen zur Nutzung mit Risikoübernahme
- Erstellung eines Informationsblattes
- Aufnahme in die DSFA für Teams & Information des Datenschutzbeauftragten
- Schulung der Presenter und Organisatoren, die Funktion nur punktuell einzusetzen
- Ergänzung der eigenen Datenschutzerklärung und Nutzungsbedingungen und diese im Admin Center hinterlegen und/oder per Conditional Access hinterlegen.
- Mitbestimmung durch den Betriebsrat
- Risikoübernahme durch den Vorstand/ Geschäftsführung
Gründe für eine Risikoübernahme: Unterstützung für Hörgeschädigte, Unterstützung im Unterricht und Trainings, Verbesserung der Verständlichkeit bei Mehrsprachigkeit, Ansprechen von Text für den visuellen Lerntyp/Verständnis
Update Februar 2024
Seit Januar ist es möglich auch ohne Transkription möglich Microsoft 365 Copilot zu nutzen. Dies schränkt die Funktionalität etwas ein. Dennoch wird temporär aufgenommen, auch wenn diese Aufnahme kein Zugang zu bekommt. Konkrete Antworten liefert die Microsoft FAQ:
- Besprechung startet, wenn TeilnehmerInnen Copilot ausgewählten, kein automatischer Start
- Ist Copilot einmal gestartet, dann bleibt der Copilot.
- Nein, es gibt kein Überwachungsprotokoll.
- Da Transkripte und Eingabeaufforderungen nach der Besprechung nicht beibehalten werden, sind sie für eDiscovery nicht verfügbar.
- Der Interaktionsverlauf eines Besprechungsteilnehmers bleibt aufgrund von Datenschutzbedenken nicht bestehen.
- Nein. Wenn ein lizenzierter externer Teilnehmer an einer Besprechung teilnimmt, bei der diese Besprechungsoption aktiviert ist, kann er nicht mit Copilot interagieren. Copilot kann nicht auf externe Transkripte zugreifen. Dies gilt für Kanalbesprechungen und private Besprechungen.
- Wenn alle Optionen für „Transkription starten“ für Besprechungen deaktiviert sind und ein Benutzer die Besprechungsoption „Copilot ohne Transkription“ aktiviert, kann der Benutzer mit Copilot-Lizenz während der Besprechung Copilot verwenden.
Quelle:
Transkribieren Ihrer Aufnahmen – Microsoft-Support
Erste Schritte mit Copilot in Microsoft Teams-Besprechungen – Microsoft-Support