Microsoft Teams sollte die Kommunikation im Unternehmen fördern und die Zusammenarbeit in Projekten verbessern. Dies ist auf den ersten Blick durchaus erreicht worden, da nun mit Teams, Yammer oder auch Facebook workplace die MitarbeiterInnen das erste Mal wirklich zusammenarbeiten und sich auch interdisziplinäre Teams gebildet haben. Doch durch die vermehrte Konzeptration auf Microsoft Teams kommt ein neues Problem auf: Silos!
Silos
Silos sind kleinere angekappselte Einheiten. Wir können diese auch einzelne Teams nennen. Innerhalb dieser Teams wird kommuniziert, Wissen erstellt und ausgetauscht. Jeder kann innerhalb des Teams machen, was er oder sie möchte und auch mit Gästen zusammenarbeiten.
Nur genau dies schafft Silos! Diese trennen die MitgliederInnen von den Nicht-MitgliederInnen. Damit trennen diese Wissende von Nicht_Wissenden. Also genau dies, was eigentlich durch Teams und Office 365 gerade nicht erreicht werden sollte.
Man muss nun überlegen, wie man diese Silos auflöst, die zwar auf der einen Seite sinnvoll sind, aber auf der anderen Seite das Wissensmanagement und die Kommunikation wieder verhindern.
Lösungsmöglichkeiten
Nun gilt es diese Silos aufzuheben. Dazu habe ich einfach mal ein paar Ideen gesammelt:
1. Hub-Sites
Der SharePoint hinter einem Team kann eine Hub-Site einer Communication Site sein. Informationen können weiterhin mit Flow in die Communication-Site gebracht werden.
2. große Teams mit bis zu 5000 Mitgliedern
Es gäbe die Möglichkeit nur offene und öffentliche Teams zu haben und diese bis zu 5000 Mitgliedern aufzublähen. Dies ist in der Praxis keine gute Idee, da die MitarbeiterInnen überfordert sind mit zu vielen Teams und zu große Gruppen ein Arbeiten auch eher verhindern können.
3. regelmäßiges Kopieren der Inhalte in eine SharePoint Site – Die Wissensseite
Dies ist zB mit Flow oder auch Azure Logic/Runbooks möglich. Diese Idee ist der Nr. 1 ähnlich. Inhalte müssen und sollten regelmäßig in eine Art Wissenstransferseite umgezogen werden. Hierbei geht es darum Inhalte in einer Intranet-Seite anzubieten, so dass alle MitarbeiterInnen diese nutzen können. Es soll aber nicht immer aktiv an die MitarbeiterInnen gepushed werden, sondern diese holen sich die Informationen. Es benötigt einen guten Workflow, Schulung der MitarbeiterInnen und eine gute Suche.
4. Teams-Speicher ausschalten und eine gemeinsame Seite nutzen
Weiterhin könnte man die Teamsspeicher in Gänze abschalten und nur offene SharePoint Sites in die Teams per Tab einbinden. Somit hätten alle Zugriff auf die Dateien und Ergebnisse jedes Teams. Ebenso könnte man alle SPO Sites der Teams für jeden in der Firma öffnen.
5. Cross Channel Posting & Redaktion
Microsoft führt gerade die Möglichkeit ein über Channels und über Teams hinweg zu posten. Dies würde einer Redaktion ermöglichen 1 to many Ankündigungen zu nutzen. Hierfür ist eine Redaktion sinnvoll, die die Kommunikation intern steuert. Es kann aus meiner Sicht aber nur ein Teil der Lösung sind.
Ergänzung vom 29.07.2019
Ich freue mich sehr, dass der kleine Blogbeitrag so sehr für Diskussionen gesorgt hat. Um das Thema noch etwas zugänglicher zu machen kommt hier eine Ergänzung. Die obigen Lösungsmöglichkeiten sind schon der Schritt 3, also die Umsetzung.
Was tun?
Das Problem ist recht eindeutig: Eine kleine Gruppe des Ganzen hat die Informationen und das Wissen, aber der größte Teil des Ganzen verfügbt nicht darüber. Dieses Urproblem begegnet uns nicht erst seit der Einführung von Microsoft Teams, sondern schon seit Jahrzehnten. Microsoft Teams verschärft dieses nur und gerade private Channels wird es noch viel weiter verschärfen.
Nun muss man handeln, bevor ein Rückbau nur mit stark erhöhten Anstrengungen verbunden ist. Deshalb auch der Artikel zur Anregung und Diskussion.
Yammer als Lösung?
Es gab Anmerkungen, dass man auch Yammer einsetzen könnte und Yammer mit Microsoft Teams verknüpfen. Dies ist aber keine valide Lösung aus meiner Sicht. Ich schaffe nur bei Yammer (wie bei Teams Groups im Hintergrund) wieder nur ein neues Silo. Inhalte von einem Silo in ein nächstes zu schieben ist nicht sinnvoll
Das heißt nicht, dass Yammer nicht sinnvoll ist. Größere Gruppen und auch die Kommunikation 1 to many ist mit Yammer wesentlich einfacher und besser. Teams erhält jedoch immer mehr Yammer-Funktionen, wie “Praise” oder Cross Channel Posting.
Es ist fraglich wie lange sich Yammer noch von Teams unterscheidet und wie das Yammer-Team hier ihr Produkt behaupten kann. Sie gehen in die Kooperation mit Teams und auch mit dem SharePoint, um Inhalte zu transportieren und Silos auszulösen. Interessant wird es sein, dass vielleicht irgendwann die Nutzer/Admin verstehen, dass Yammer eigentlich die bessere Lösung war. Dies mal als steile These.
Zentralisierung als Lösung?
3 der oben vorgeschlagenen Lösungen führen zur Zentralisierung von Inhalten und Wissen. Dies ermöglicht es Synergie-Effekte zu nutzen und einen großen gemeinsamen Wissensspeicher zu haben. Hierfür muss es aber auch ein Team/Redaktion geben, damit umgehen kann und die dies verwaltet.
Hinsichtlich der Benutzer automatisch gesteuerten Inhalte mit der SharePoint Communication Site als Intranet. In diese müssten gesteuert Inhalte eingeblendet werden, so dass der Benutzer nicht überfordert wird und damit überflutet mit Inhalten.
In Kombination muss es eine Art Wiki Lösung geben für das Unternehmen, welches das Wissen sammelt und jeder daran arbeiten kann, eine Redaktion die Inhalte überprüft und über das Wiki wacht. Projektleiter brauchen dafür 1 h Zeit und es muss einen Abschlussprozess geben der ihnen diese Zeit ermöglicht, um Inhalte in das Wiki zu transferieren.
Man könnte auch darüber nachdenken, dass man direkt in dem Wiki arbeitet und nur Inhalte in das Projekt überführt. Also eine andere Art der Projektarbeit. Arbeit zentral und nur der Kunde erhält einen Auszug des Wissens für sein Projekt.
Letztlich muss sich entscheident die Kultur des Unternehmens ändern, denn Wissen ist oft eigene IP des Mitarbeiters und diese zu Teilen ist oft schwer. Ich selber erlebe es täglich, ich bin zu 80% egal wo ich arbeite immer mit zwei oder drei Personen die Einzigen, die ihr Wissen oder ihre Präsentationen (erstellt für die Firma) überhaupt teilen. Es muss meiner Ansicht nach wieder hin zu 15-20 Jahren arbeiten bei einer Firma kommen und nicht alle 2-3 Jahre wechseln.