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Gründung einer offline Community zu Office 365 & Cloud Technologien

Aufgabe 1: Namen finden!
Ich suche einen Namen für die neue Community. Einreichungen von Vorschlägen bitte bis 12. September 2014 an raphael.koellner@rakoellner.de

Vor einigen Tagen war ich mal wieder bei einem offline Community Treffen. Dieses mal war es die PASS Community rund um das Thema SQL-Server, BIG Data usw. mit meinem MVP Kollegen Frank und seinem sehr netten Kollegen Tillmann.

Nun wurde ich gefragt, ob es nicht auch eine offline Community zu Office 365 & Cloud Technologien gäbe in NRW. Dies musste ich nach kleinen Überlegungen verneinen. Ich bin in vielen Commuinities im Netz unterwegs, aber nur in sehr wenigen offline Communities. Dies bringt wohl die wenige Zeit, die Affinität zu neuen Technologien und der unbeschränkte Zugang zu Sozialen Netzwerken und Social Enterprise Tools. Aber um so mehr es in die Welt des Internets geht, um so mehr habe ich auch schon mal den Drang die Personen auch real zu treffen. Aus diesem Drang herraus organisiere ich schon zum dritten Mal dem MVP Stammtisch in Köln.

Nun liegt es doch auf der Hand eine offline Community zu gründen. Diesbezüglich habe ich mich direkt mit meinen MVP Kollegen und Freunden ausgetauscht und online gepostet. Die Postings sind auf viel Zuspruch gekommen. Deshalb möchte ich heute einen Aufschlag machen!

Gründen wir eine offline Community mit regelmäßigen Treffen zu aktuellen Themen im Bereich Cloud Technologien und im speziellen zu Office 365 und Microsoft Tools.

Ein erster Aufschlag kommt schnell zu stande:

Region der Community: DACH

Struktur – Vorschlag:
Head: Community Orga-Team (3-4 Personen)
Departments:

1. IT Pro
– ein Head of Department
– Inhalt: Deployment von Cloud Technologien im Speziellen von Office 365 vom Unternehmen über NGOs bis zur Bildungseinrichtung

2. Development
– ein Head of Department
– Inhalt: Entwicklung von Office 365, Entwicklung mit AZURE, Entwicklung von Apps (Universal bis Office), speziell Office API, usw.

3. Business & Law
– ein Head of Department
– Inhalt: Business-Cases, Pro und Contra von Cloud Technologien, Lizensierung, Datenschutz, rechtliche Probleme, Cyber Security, IT-Sicherheitsgesetz etc.

4. mobile & Hardware
– ein Head of Department
– Inhalt: Cloud Technologien im Speziellen Office auf dem Smartphone, Tablet, Slate usw.

5. Community
– ein Head of Department
– Inhalt: Abstimmung mit anderen Communites, Planung und Organisation der Treffen, Social Media, Zusammenarbeit mit MS Partner & MS, Organisation von Schulungen usw.

Ein weiteres Ziel wäre es die bisherigen kleinen Communities zu bündeln und durch diese Effekte schneller Lösungen zu finden und Informationen schneller zum Benutzer zu bringen. Dazu gehören auch die diversen Online Communites, die von uns/mir betreut werden.

neue Pläne für Office 365 Business ab 1.Oktober

Microsoft und im speziellen die Office-Produktgruppe gibt nicht nur gegenüber uns MVPs mehr Informationen frei, sondern hat vor einigen Wochen begonnen Ihre Pläne auf dem Office-Blog öffentlich zu machen und zeigt so mehr Transparenz auch für Endkunden, Administratoren und User.

Heute kündigte Microsoft neue Pläne für Office 365 für kleine und mittlere Unternehmen bis 250 User an. Diese sollen am 1. Oktober 2014 verfügbar sein:

1. Office 365 Business
Die vollständigen Office-Anwendungen: – Outlook, Word, Excel, PowerPoint, OneNote and Publisher, with 1TB OneDrive for Business, bearbeiten und teilen von Dokumenten auf Windows PC, Mac, iPad, Windows Tablet and Smartphone.

keine Clouddienste
Kosten: 8 Dollar pro User pro Monat

2. Office 365 Business Essentials
Cloud-Services, wie Email, Kalender (Exchange Online)oder auch Office Online (Office Web Apps), Online-Meetings, Konferenzen, Chat und Telefonie mit Lync Online und FileSharing, sowie Cloud-Speicher mit OneDrive for Business. Ebenso dabei Yammer und active Directory Unterstützung für Hybridumgebungen.

keinen Office für den Desktop
Kosten: 5 Dollar pro User pro Monat

3. Office 365 Business Premium
Dieser größte Plan ist eine Kombination aus den Cloud-Diensten aus dem Office 365 Business Essentials Plan und dem Office 365 Business Plan. Hier hat der User Vorteile aus beiden Welten zur Verfügung.

Kosten: 12,50 Dollar pro User pro Monat

Bildquelle: Microsoft Corp.

Wechselmöglichkeiten zu anderen Plänen:
ja, zu allen Enterprise Plänen und Bindung zu Project Online, Visio Online oder Dynamics Online

Was passiert mit bestehenden Plänen? Was sollte man wissen?
1. Reduzierung des Preises von 15 Dollar auf 12 Dollar ab dem 1. Oktober 2014
2. Erhöhung der Usergrenzen auf 300
3. neue Midsize Kunden erhalten die neuen Preise und Leistungen schon ab 1. August
4. Keine Änderungen für Bestandskunden bis Oktober 2015. Microsoft verspricht Bestandsschutz für volle 12 Monate. Dann muss man sich jedoch für einen der neuen Pläne entscheiden.
5. Jeder Kunde erhält eine individuelle Email von Microsoft mit den neusten Informationen und eventuellen Umzugsplänen, die aber laut Microsoft nur eine kleine Gruppe betreffen werden.

Bildquelle: Microsoft Corp.

Quelle der Informationen:
http://blogs.office.com/2014/07/09/evolving-office-365-plans-for-small-and-midsized-businesses/

Yammer als Social Enterprise Tool

Heute in einem großen oder kleineren Unternehmen wird die Kommunikation bisher im Hauptteil per Telefon oder per Email oder sogar noch per Umlaufverfahren erledigt. Stellen wir uns also so ein Unternehmen und dessen Alltag der Mitarbeiter einmal vor.

Das Umlaufverfahren kennen einige von euch bestimmt noch aus vielen Behörden und älteren Unternehmen. Es gibt einen Hauspostumschlag mit mehreren Feldern und die Personen erhalten die Informationen nach einander in ihr Postfach gelegt. Anschließend öffnet man den Umschlag und liest den Inhalt. Danach muss der Umschlag abgezeichnet werden und geht an die nächste Person per Hauspost. Bis 10 Personen die Informationen haben, können mehrere Tage ins Land ziehen. Per Telefon ist dies wesentlich schneller, aber auch hier werden in der Regel keine Konferenzen gemacht, sondern die typische Telefonkette zieht durchs Büro. Letztlich in einigen Unternehmen, eigentlich in fast allen, die ich nun kenne gibt es Emailverteiler. Die Informationen werden per Verteiler an viele bis zu mehrere tausend Mitarbeiter gleichzeitig geschickt. Oft kommt es dann zu lustigsten Gegebenheiten, die auf Dauer aber eher nerven. So schreiben Kollegen gerne +1, wenn sie der Person zustimmen wollen oder es wird nicht sauber unterschieden zwischen “Senden an alle” und “Senden an eine Person”.

Dies führt sehr oft zu vollen Postfächern und damit zu Unmut bei den Kollegen. Der Unmut ist jedoch nicht der schlimmste Faktor, sondern die aufkommende Zeit, die für das Sichten der Emails nötig ist oder auch der Faktor, dass die Emails einer Liste überhaupt nicht mehr gelesen werden.

Nun gibt es eine Lösung: Social Enterprise!

Viele Firmen haben erste Anfänge schon vor gut zwei Jahren gemacht und neben offline Infowänden in den Gängen auf die Mitarbeiter “posten” konnten auch IT-Tools eingesetzt. In Lotus Notes gibt es zum Beispiel Chat Integrationen oder man nutze sogar unsichere Varianten wie Twitter, WhatsApp, Facebook-Gruppen oder Google-Kreise. Der Vorteil liegt bei dieser Nutzung klar auf der Hand, fast jeder Mitarbeiter hat ein WhatsApp Konto oder auch ein Facebook Konto, wer nicht mitgemacht hat, der musste sich eines anlegen. Facebook baut dies aktuell sogar aus, indem es in der vergangene Woche Facebook for Business anbietet.

Der Nachteil liegt jedoch auch ebenso klar auf der Hand: Security & Compliance. Diese gängigen Tools sind entweder offen schon mit Google oder Bing durchsuchbar oder man weiß, dass nicht nur die NSA die Daten gerne benutzen will. Die Konkurrenz ist hier auch nicht immer fern.

Nun gibt es und gab es Yammer. Das Unternehmen wurde vor einiger Zeit von Microsoft aufgekauft und in Office 365 integriert. In Office 365 hat man nun zwei Varianten des Social Enterprise zur Auswahl:

SharePoint News
Yammer

Hier beide Tools einmal im groben Überblick:

SharePoint:
Posten, eigener Blog, Liken, Posts kommentieren, Daten teilen, Personen und Posts verfolgen, keine eigenen Apps, direkte Integration im SharePoint (Online), keine Einrichtung nötig, SharePoint-Teamwebsite (gemeinsames Arbeiten an Dokumenten)
Yammer:
Yammer Basic: Apps für alle gängigen Betriebssysteme, gutes Layout, Yammer Gruppen, Daten teilen, liken, posten, Posts kommentieren, Notes (gemeinsames Arbeiten an Dokumenten)Yammer Enterprise: Basic + Security

Yammer wird aktuell eingesetzt zum Beispiel von: DHL, Shell, razorfish usw.

Ich persönlich finde, dass Yammer durch die Nutzung per App über sehr viele Devices die größt mögliche Flexibilität und Sicherheit gerade im Enterprise Plan bietet. Es wäre aktuell das Tool meiner Wahl.

Yammer Security (https://about.yammer.com/product/security/)

Alle Verbindungen sind via SSL/TLS verschlüsselt / auch die Emails
Yammer wird nach den Entwicklungen aus Best Pratice in der gesamten Konstruktion und dem Prototyping gebaut. / Quasi Sicherheit by Default, welches die EU Kommission sich wünscht
Kundendatenschutz per Low-Level Firewalls, dass die Daten der Yammer-Netzwerke getrennt bleiben und sensible Daten nie aus einem Yammernetzwerk ausberechen
Separate Anmeldung & Datenserver
gehärtere Linux-Server im Hintergrund + Patches innerhalb von 24 Stunden
Offsite Datenzentrum SSAQ16 SOC1 mit 24h Videoüberwachung, biometrische + PIN Schlösser, strenge Kontrollen, Tests durch Drittfirmen
regelmäßige interne und externe Schwachstellen Scans
Datenspeicherung mehrmals am Tag auf stark gesicherten Festplatten. Backups werden nach 6 Monaten gelöscht.

schönes Video:
http://ignite.office.com/webcasts/enterprise-social-from-microsoft-with-yammer

Upgrade auf Yammer Enterprise:
http://office.microsoft.com/en-us/office365-suite-help/upgrade-your-network-to-yammer-enterprise-HA104118334.aspx

oder von meiner MVP Kollegin Martina Grom in Deutsch:
http://blogs.technet.com/b/austria/archive/2013/11/09/wie-sie-yammer-in-einem-office-365-enterprise-plan-aktivieren.aspx

Yammer:
https://www.yammer.com/?return_home=true

Yammer & Office 365
https://about.yammer.com/product/office365/