Category Archives: OneDrive for Business

Office 365 wird juristisch – das Matter Center

Selber habe ich schon lange nach einer Seite gesucht, die Office 365 und Legal verbindet. Nun habe ich diese gefunden: http://www.microsoft.com/en-us/legal/productivity/mattercenter.aspx

Selber habe ich schon Projekte entwickelt, Testumgebungen gebaut und vieles mehr. Nun setzt auch Microsoft auf diese Nutzergruppe, vielen Dank! Fraglich ist, ob sich die Ideen auf Deutschland und DACH übertragen lassen. Aktuell habe ich einen Testaccount beantragt und warte einmal auf eine Rückmeldung.

Erste Informationen auf dem Office Blog vom 18. August 2014 sehen schon einmal vielversprechend aus. Laut Blog soll das Matter Center speziell für Kanzleien und Rechtsabteilungen entwickelt worden sein.

Plugins in Outlook und Office 365
Das Matter Center wird in Outlook als App/PlugIn integriert. Dadurch soll es möglich sein, auf die Fälle/Akten und deren Dateien zuzugreifen. Dies erinnert mich an Workside oder IManage Plugnis von Drittfirmen, die diese Art der Einbindung an Kanzleien verkaufen.
Weiterhin soll das Matter Center direkt in Office 365 ausgewählt werden können, wie Yammer (Zukunft), der Kalender oder Outlook.

Security/Datenschutz
Gerade in Kanzleien und dem Berufsgeheimnis von Rechtsanwälten, ist dieses Thema besonders wichtig. Die sehr oft vertraulichen Informationen dürfen nicht an die Öffentlichkeit geraten und auch nicht durch Hacks erreicht werden.

Für das Matter Center gibt es laut Blog folgende Möglichkeiten:

Hybrid Umgebung zwischen Online und OnPremise
enterprise-grade security, management, and administrative controls.
is compliant with multiple industry standards. Permission control and taxonomy are centrally managed and applied automatically; legal professionals don’t interact with the back-end settings.

Office Blog zum Matter Center:
http://blogs.office.com/2014/08/18/boost-law-firm-productivity-matter-center-office-365/

E-Mail zur Beantragung eines Beta Accountes oder weiterer Fragen: matterc@microsoft.com

Informationen zu Office 365 in Legal:
http://www.microsoft.com/en-us/legal/productivity/mattercenter.aspx

Gründung einer offline Community zu Office 365 & Cloud Technologien

Aufgabe 1: Namen finden!
Ich suche einen Namen für die neue Community. Einreichungen von Vorschlägen bitte bis 12. September 2014 an raphael.koellner@rakoellner.de

Vor einigen Tagen war ich mal wieder bei einem offline Community Treffen. Dieses mal war es die PASS Community rund um das Thema SQL-Server, BIG Data usw. mit meinem MVP Kollegen Frank und seinem sehr netten Kollegen Tillmann.

Nun wurde ich gefragt, ob es nicht auch eine offline Community zu Office 365 & Cloud Technologien gäbe in NRW. Dies musste ich nach kleinen Überlegungen verneinen. Ich bin in vielen Commuinities im Netz unterwegs, aber nur in sehr wenigen offline Communities. Dies bringt wohl die wenige Zeit, die Affinität zu neuen Technologien und der unbeschränkte Zugang zu Sozialen Netzwerken und Social Enterprise Tools. Aber um so mehr es in die Welt des Internets geht, um so mehr habe ich auch schon mal den Drang die Personen auch real zu treffen. Aus diesem Drang herraus organisiere ich schon zum dritten Mal dem MVP Stammtisch in Köln.

Nun liegt es doch auf der Hand eine offline Community zu gründen. Diesbezüglich habe ich mich direkt mit meinen MVP Kollegen und Freunden ausgetauscht und online gepostet. Die Postings sind auf viel Zuspruch gekommen. Deshalb möchte ich heute einen Aufschlag machen!

Gründen wir eine offline Community mit regelmäßigen Treffen zu aktuellen Themen im Bereich Cloud Technologien und im speziellen zu Office 365 und Microsoft Tools.

Ein erster Aufschlag kommt schnell zu stande:

Region der Community: DACH

Struktur – Vorschlag:
Head: Community Orga-Team (3-4 Personen)
Departments:

1. IT Pro
– ein Head of Department
– Inhalt: Deployment von Cloud Technologien im Speziellen von Office 365 vom Unternehmen über NGOs bis zur Bildungseinrichtung

2. Development
– ein Head of Department
– Inhalt: Entwicklung von Office 365, Entwicklung mit AZURE, Entwicklung von Apps (Universal bis Office), speziell Office API, usw.

3. Business & Law
– ein Head of Department
– Inhalt: Business-Cases, Pro und Contra von Cloud Technologien, Lizensierung, Datenschutz, rechtliche Probleme, Cyber Security, IT-Sicherheitsgesetz etc.

4. mobile & Hardware
– ein Head of Department
– Inhalt: Cloud Technologien im Speziellen Office auf dem Smartphone, Tablet, Slate usw.

5. Community
– ein Head of Department
– Inhalt: Abstimmung mit anderen Communites, Planung und Organisation der Treffen, Social Media, Zusammenarbeit mit MS Partner & MS, Organisation von Schulungen usw.

Ein weiteres Ziel wäre es die bisherigen kleinen Communities zu bündeln und durch diese Effekte schneller Lösungen zu finden und Informationen schneller zum Benutzer zu bringen. Dazu gehören auch die diversen Online Communites, die von uns/mir betreut werden.

MVA Jump Start Office 365 am 26. August 2014

MVA ist die Microsoft Virtual Academy, also die kostenlose Lernplattform von Microsoft. Hier kann sich jeder Interessierte einen Account erstellen und beginnen neue Technologien zu erlernen. In regelmäßigen Abständen finden auch Veranstaltungen live statt, so dass man direkt vor dem Rechner sitzen kann und oft auch Fragen zum Thema stellen kann.

Bezüglich Office 365 findet am 26. August 2014 ein interessanter Kurs statt. Inhaltlich wird es darum gehen, wie ich mehr aus meiner Office 365 Umgebung holen kann.

http://www.microsoftvirtualacademy.com/liveevents/getting-the-most-out-of-your-office-365-trial

Dozenten:
1. Martin Coetzer (Microsoft)
2. Larry Kaye (Microsoft)

Inhalt:

Understand Office 365 Applications and Services
Get Started with Office 365 Trial
Try Office 365 Services and Applications
Configure Optional Settings
Next Steps and Additional Resources

Der USB Stick als Datenschutz-Schwachstelle

USB Sticks kennt jeder und hat wahrscheinlich jeder in seiner Hosentasche oder Aktentasche liegen. Sie werden seit Jahren benutzt, weil viele den Cloud-Speichern nicht trauen oder auch oft keine Internetverbindung besteht. Sticks gibt es mittlerweile in vielen Größen, so dass diese schon Festplatten an Speicherplatz übertreffen können. Sie werden als Boot-Sticks verwendet, oft nützlich zur Rettung von Daten, aber auch für Cyber Angriffe. Hier kommt die Gefahr von Cyber Angriffen ins Spiel.

Ein Bericht von Monitor wird über USB-Sticks als Schwachstelle berichtet. USB-Sticks fallen leider zu oft aus dem Raster, wenn man über Übergriffe auf elektronische Geräte denkt. Diese kleinen und mobilen Datenspeicher können nicht so einfach mit einer Software oder ähnlichem gesichert werden. Als eine sichere Möglichkeit viele mir hier nur Bitlocker ein.
Professore Dr. Christof Paar vom HGI an der Universität Bochum erläutert in dem sechs minütigen Bericht die großen Sicherheitslücken der USB-Sticks. Ebenfalls berichtet Ralf Benzmüller von G Data Pläne zur Absicherung dieser Lücken.

Fraglich ist, ob man nicht auf USB Sticks versichten kann. Der Grund liegt in der Tatsache, dass wir heute zum Beispiel über Office365 nicht nur viel mehr Speicherplatz haben (1 TB), sondern dass die Arbeit in diesem Speicher und über diesen Speicher als resultat aus dem Bericht wesentlich sicherer ist.

Fazit:
Dieser Bericht zeigt, dass die Zukunft bei Office 365 liegen kann. Viele Sicherheitslücken werden geschlossen, wenn auch einige sich wieder öffnen. Der USB Stick hat bei stabiler Internetverbindung ausgedient oder? Schreibt mir: rakoellner@outlook.com

Quelle:
http://www1.wdr.de/daserste/monitor/videos/videounkontrollierbaresicherheitslueckedurchusbstickskatastrophefuerdendatenschutz100.html

Artikel bei Heise : Wenn USB Geräte böse werden
http://www.heise.de/security/meldung/BadUSB-Wenn-USB-Geraete-boese-werden-2281098.html

neue Pläne für Office 365 Business ab 1.Oktober

Microsoft und im speziellen die Office-Produktgruppe gibt nicht nur gegenüber uns MVPs mehr Informationen frei, sondern hat vor einigen Wochen begonnen Ihre Pläne auf dem Office-Blog öffentlich zu machen und zeigt so mehr Transparenz auch für Endkunden, Administratoren und User.

Heute kündigte Microsoft neue Pläne für Office 365 für kleine und mittlere Unternehmen bis 250 User an. Diese sollen am 1. Oktober 2014 verfügbar sein:

1. Office 365 Business
Die vollständigen Office-Anwendungen: – Outlook, Word, Excel, PowerPoint, OneNote and Publisher, with 1TB OneDrive for Business, bearbeiten und teilen von Dokumenten auf Windows PC, Mac, iPad, Windows Tablet and Smartphone.

keine Clouddienste
Kosten: 8 Dollar pro User pro Monat

2. Office 365 Business Essentials
Cloud-Services, wie Email, Kalender (Exchange Online)oder auch Office Online (Office Web Apps), Online-Meetings, Konferenzen, Chat und Telefonie mit Lync Online und FileSharing, sowie Cloud-Speicher mit OneDrive for Business. Ebenso dabei Yammer und active Directory Unterstützung für Hybridumgebungen.

keinen Office für den Desktop
Kosten: 5 Dollar pro User pro Monat

3. Office 365 Business Premium
Dieser größte Plan ist eine Kombination aus den Cloud-Diensten aus dem Office 365 Business Essentials Plan und dem Office 365 Business Plan. Hier hat der User Vorteile aus beiden Welten zur Verfügung.

Kosten: 12,50 Dollar pro User pro Monat

Bildquelle: Microsoft Corp.

Wechselmöglichkeiten zu anderen Plänen:
ja, zu allen Enterprise Plänen und Bindung zu Project Online, Visio Online oder Dynamics Online

Was passiert mit bestehenden Plänen? Was sollte man wissen?
1. Reduzierung des Preises von 15 Dollar auf 12 Dollar ab dem 1. Oktober 2014
2. Erhöhung der Usergrenzen auf 300
3. neue Midsize Kunden erhalten die neuen Preise und Leistungen schon ab 1. August
4. Keine Änderungen für Bestandskunden bis Oktober 2015. Microsoft verspricht Bestandsschutz für volle 12 Monate. Dann muss man sich jedoch für einen der neuen Pläne entscheiden.
5. Jeder Kunde erhält eine individuelle Email von Microsoft mit den neusten Informationen und eventuellen Umzugsplänen, die aber laut Microsoft nur eine kleine Gruppe betreffen werden.

Bildquelle: Microsoft Corp.

Quelle der Informationen:
http://blogs.office.com/2014/07/09/evolving-office-365-plans-for-small-and-midsized-businesses/

Office 365 Fort Knox Encrypted Storage

Das Thema Datensicherheit und damit auch die Datenverschlüsselung nimmt gerade bei Unternehmen, aber auch immer mehr bei Privatpersonen einen wichtigen Stellenraum ein.

Microsoft arbeitet diesbezüglich weiter und führt für Office 365 die “Fort Knox Encrypted Storage” ein. Als MVP habe ich diese Neuerung schon ersehnt.

Fort Knox Encryption: (Security by Design)
Bei dieser Form der Verschlüsselung werden die Daten verschlüsselt im Azure Blob-Speicher gespeichert. Der Zugriff erfolgt über den SharePoint. Wenn also eine Datei gespeichert wird, dann werden diese in mehrere Fragmente aufgeteilt und jedes mit einem eigenen AED 256-Bit-Verschlüssel verschlüsselt. Jedes Fragment wird in getrennten Azure Storages gespeichert, die bei Bedarf generiert werden.

Hauptschlüssel.. (folgt)
Video: “From Inside the Cloud: Is your Data Safe at Rest?”
https://www.youtube.com/watch?v=S4QqQG8tTSg

https://youtu.be/Jt3TYFOqEbI

Quelle:
http://www.microsofttrends.com/2014/05/26/technical-details-on-office-365-fort-knox-encrypted-storage/

[Nachlese] Office 365 Konferenz in Köln 25.04.2014

Am 25.04.2014 fand bei Microsoft in Köln eine Konferenz zum Thema Office 365 und New Era statt. Die rund 40 Teilnehmerinnen konnten im Laufe des Tages nicht nur verschiedene Sessions besuchen, sondern auch mehrere MVPs treffen.

MVPs bei der Begrüßung

Vor Ort waren folgende MVPs:

Kerstin Rachfahl und Carsten Rachfahl
Markus Widl
Michael Krist
Martin Geuss
Raphael Köllner

Damit waren alle 4 deutschen Office 365 MVPs vor Ort und zwei MVPs aus anderen Bereichen. Diese doch besondere Angebot nutzen die Teilnehmerinnen nicht nur in der FAQ-Session am Ende des Tages, sondern auch bei jeder Pause oder beim Catering aus.

Martin Geuss #Dr.Windows im Gespräch

Der Tag begann mit Martin Geuss Vorträgen zum Thema New Era.

Martin, alias Dr. Windows, übernahm die Einführung und auch die Keynote der Konferenz. Er berichtete über die aktuelle Situation am IT-Markt und in der Gesellschaft. So sprach er von Digital-Natives und Prosumern. Das Publikum beteiligte sich rege und lauschte bis zum Mittagessen gespannt dem sehr guten Vortrag.

Dr. Windows beim Vortrag

Im Anschluss übernahm Markus Widl das Zepter und hielt einen hervorragenden Vortrag zum Thema Better together: Microsofts Cloud-Dienste im kombinierten Einsatz und führte die Teilnehmer tiefer in die Welt der Cloud-Dienste und Office 365. Besonderen Augenmerk legte er auf die Zusammenarbeit der Dienste und nahm als Beispiel die massenweise Verteilung der Office Desktop Programme aus Office mit Intune über Clients hinweg.

Markus beim Vortrag

In direkter Übergabe übernahm Kerstin Rachfahl den Staffelstab und beeindruckte mit einem hervorragenden Vortrag zum Thema Office 365- aber sicher. Mit wenigen Schritten führte sie die Teilnehmerinnen am Beispiel der Email mit RMS zu einer Verschlüsselung einer versendeten Email. Hier wurde schnell klar, mehrere Browser mit mehreren Office365 Accounts führen bei Office365 Demos zum Ziel.

Fazit des Vortrages: Nicht nur die Artikel 28 Arbeitsgruppe hat die Verträge im Rahmen von Office 365 geprüft und für gut befunden, sondern auch wir haben gemeinsam alleine mit Boardmitteln eine verschlüsselte sichere Umgebung erschaffen.

Kerstin Rachfahl mit Office 365 aber sicher

Als letztes reihte ich mich ein und übernahm den verletzen Punkt der Tagesordnung. Ich konzentrierte meinen Vortrag auf den Punkt des Social Enterprise mit SharePoint Newsfeed und Yammer. Da bis auf eine Person im Publikum kein Social Enterprise Tool nutze übernahm ich spontan die Einführung in die Nutzung und gab Anregungen diese oder auch andere Tools einmal im Unternehmen zu testen. Das Thema Compliance wurde auch hier groß geschrieben. Ein Einsatz hat technische und juristische Hürden zu überwinden, aber mit einer guten Planung und guten Backup (Juristen, ITLer) kann eine Einführung zum Kinderspiel werden, welche hervorragende Ergebnisse in der Kommunikation und im Projektablauf zeigt.

Raphael Köllner mit Social Enterprise & Compliance im Unternehmen

Unsere FAQ – Session fand ebenfalls einen sehr guten Anklang. Hier konnten die Teilnehmerinnen allen 4 deutschen Office365 MVPs Fragen stellen und bekamen direkt eine Antwort. Die geballte Kompetenz zeichnete sich aus, so dass alle Fragen geklärt werden konnten.

deutsche Office 365 MVPs an einem Ort – FAQ Session

Zu guter Letzt haben wir noch ein kleines Gewinnspiel veranstaltet und neben Taschen und Kartenspielen (Tablets) auch fünf von Markus Widls Buch: Office 365 – Das Praxishandbuch verlost. Hier danken wir dem Verlag Galileo und Markus für das Sponsering!

Gewinner mit Markus Buch

Informationen:
Webseite: www.office365-on-tour.de
Twitter-Tag: #O365Tour

Fotos: Tim Dobrand

Student Technology Conference 2014

In der vergangenen Woche fand die STC 2014 in Verbindung mit dem nationalem Finale des Imagine Cup statt. Im Rahmen dieser Konferenz können Studierende mit Mitarbeitern und Partnern von Microsoft zusammen treffen, sich austauschen und die neusten Informationen rund um Developer und IT Pro Themen erhalten.

Alle Informationen und die AGENDA finden Sie hier: www.stc2014.de

Ich konnte mit mehreren Vorträgen zu der Konferenz als Speaker und Mitorganisator beitragen und wir konnten auch einen Kollegen von Osborn & Clark für einen Vortrag gewinnen.

Aufzeichnungen der STC findet Ihr hier:

Office 365 – Die neue Art zu Arbeiten – Live Webcast

rakoellner_blog_O365

Ich finde es persönlich sehr schön, wenn Microsoft meine Ideen übernimmt. Nein Spaß beiseite, es ist schön, dass es immer mehr Veranstaltungen rund um Office 365 auch hier in Deutschland gibt. Man erkennt wie wichtig das Tool geworden ist, wenn man sieht das auch Unternehmen wie Henkel mit 47000 Mitarbeitern zu Office365 migrieren oder auch mein Emailpostfach mit Anfragen zu dem Thema sich der 1800 Marke füllt. Keine Angst am Wochenende werde diese immer abgearbeitet.

Ich bin wohl auch dabei und freue mich auf viele Fragen und Anregungen rund um das Thema “Die neue Art zu Arbeiten” oder auch “Der perfekte Arbeitsplatz”.

Facebook – Event: https://www.facebook.com/events/620695378012472/?ref=3&ref_newsfeed_story_type=regular

Anmeldung + Webseite: http://www.microsoft-on-tour.de/webinare/Office365.aspx?T=fbe

Bildquelle: Microsoft-Webseite (http://www.microsoft-on-tour.de/webinare/Office365.aspx?T=fbe)

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Mehr zu Office 365 kennenlernen:

Anmeldung zur Office 365 Konferenz mit drei O365 MVPs: www.office365-on-tour.de
Diese findet am 25.4.2014 in Köln statt.

Nachlese Enactus Office 365 Launch

Enectus-O365

Am Samstag war ich morgens bei einem meiner LNU Kurse zu Office 365 und im Anschluss fuhr ich von Köln aus direkt nach Essen um meinen Kollegen Hans und den IT Admin David von Enactus zu unterstützen. Enactus und die Admins hatten sich vorgenommen, das gemeinsame Arbeiten und die Kommunikation durch Office 365 und konkret mit Lync und einem internen SharePoint bei Enactus zu fördern. Bisher bestand dies wohl aus einem üblichen Stückwerk aus Skydrive, Googledive, Skype, Hangout usw.

Neben der aus meiner Sicht sehr guten Vorbereitung durch Hans und David wurden 120 Team-Admins der einzelnen Vertretungen an den Hochschulen in Deutschland zu Office 365 geschult. Der Hauptpunkt bei diesen größeren Einführungen neuer Systeme liegt im Chance Management und dann erst in zweiter Linie in der technischen Umsetzung. Die neuen User sollten im optimalen Fall das System annehmen und ohne lange Einführungen direkt loslegen können. Dies war zu gut 90% der Fall, den kleine Anpassungen und Rechtevergaben müssen immer konkret am Tag gemacht werden.

Die Teilnehmer und zukünftigen Administratoren Ihrer Teams und deren O365 Accounts waren aufgeschlossen und mittel bis gut IT affin. Ich denke, dass nach den ersten Wochen, in denen im laufenden Betrieb immer noch kleine Anpassungen gemacht wird, das System sehr gut laufen wird und Enactus hier optimal intern aufgestellt ist, um Projekte durchzuführen und zu kommunizieren.

Webseite: http://enactus.de/

Bildquelle: Facebook, Foto: Hans Laubisch