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E-Mail Weiterleitungen bei längerer Abwesenheit und Urlaub – Datenschutz

Seitdem E-Mails im Unternehmen zum Einsatz kommen, stellen sich die Fragen, wie man mit Projekten, Vertrieb und auch generell den geschäftlichen E-Mail Kommunikation umgeht. So werden heute immer mehr Gruppenpostfächer, öfffentliche- und gemeinsame Postfächer genutzt. Alle MitarbeiterInnen einer vorher bestimmten Gruppe haben auf dieses Zugriff. Dennoch gerade bei längeren Abwesenheiten und Urlaub oder beim Verlassen des Unternehmens muss eine Lösung für das Postfach gefunden werden:

Weiterleitung von E-Mails eines Mitarbeiters/In

Es ist nun fraglich inwieweit eine praktische Umsetzung möglich ist, denn bei längerer Abwesenheit oder auch dem Ausscheiden eines Mitarbeiters.

Möglichkeiten: 

  1. Funktionspostfächer & Microsoft Teams (E-Mail Vermeidung)
    generell für wichtige Postfächer nur Funktionspostfächer ( vertrieb@/ Einkauf@) und Einsatz von Microsoft Teams (weitgehender Verzicht von E-mails), sowie Dateilagerung nur in Teams (alle haben Zugriff).
  2. Postfach des Angestellten 
  • Person mit dem Betroffenen bestimmen, die in das Postfach einsehen darf, um z.B. persönliche E-Mails auszusortieren
  • Einrichten eines Autoreply (keine Bearbeitung, Ausscheiden des Mitarbeiters), dass auf den Nachfolger verweist für 4 Wochen oder eben den Zeitraum der Abwesenheit und dann:
  • “Nach dem Ausscheiden eine oder eines Beschäftigten aus dem Betrieb ist die E-Mail-Adresse unverzüglich zu löschen, sodass keine weiteren E-Mails mehr unter dieser Adresse eingehen. Dies entspricht Artikel 17 Absatz 1 Buchstabe a DS-GVO. Danach sind personenbezogene Daten unverzüglich zu löschen, sofern sie für die Zwecke, für die gespeichert sie erhoben oder auf sonstige Weise verarbeitet wurden, nicht mehr benötigt werden. Hierüber erhält der Versender Kenntnis, durch eine Meldung vom Mailserver, dass der E-Mail-Account unbekannt ist.”

Mit diesen einfachen Regeln lassen sich datenschutzkonform Abwesenheiten und Ausscheiden aus dem Unternehmen regeln. Achtung bei persönlichen E-Mails die auch an die geschäftliche Adresse gehen können, die Einsicht ist unter dem Fernmeldegeheimnis verboten. 

via

https://www.datenschutz.bremen.de/datenschutztipps/orientierungshilfen_und_handlungshilfen/e_mail_weiterleitung_bei_laengerer_abwesenheit_oder_ausscheiden_aus_dem_betrieb-15413

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