Drücke "Enter", um den Text zu überspringen.

Microsoft Teams und das Recording von Meetings – Eine Sicht aus dem Datenschutz und Betriebsrat

Ich diskutiere gerne und bin sehr oft mit am Tisch, wenn Betriebsrat, Datenschutz, IT Abteilungsleiter und auch teilweise ein Mitglied der Geschäftsführung über das Thema der Aufnahme von Meetings sprechen. Dieses Thematik kam erst richtig mit der Einführung von neuen Technologien wie eben Skype for Business oder heute Teams auf. Vorher wurden meistens nur größere Meetings aufgenommen, die eh z.B. im Ziel des Marketings oder von unternehmensweiter Informationspolitik aufgenommen wurde. In der Regel wurden keine Teammeetings aufgenommen und man konnte diese sich später nicht noch einmal ansehen. Aber heute gibt es verschiedene Anforderungen, die das Thema in den Vordergrund drängen.

Warum Meetings aufnehmen?

Das Warum ist schnell und recht einfach erläutert. In der heutigen Arbeitswelt sind MitarbeiterInnen in ihrer gewünschten Flexibilität unterwegs und auch öfter im Homeoffice. Angepasst an verschiedene Zeitzonen, teilweise schlechtere Verbindungen und der Unsinnigkeit für 30Minuten 4 Stunden ins Office und wieder nach Hause zu fahren lohnt sich die Aufnahme. So können KollegInnen, die das Meeting verpasst haben oder aus technischen Problemen nicht teilnehmen konnten, das Meeting immer und überall sich nochmal ansehen und dazu auch die OneNote Mappe sehen. 

Im MVP Programm werden alle Meetings aufgenommen und können später angesehen werden. Dies ist für mich persönlich ein Segen, denn ich bin oft in anderen Meetings bei Kunden oder einfach unterwegs oder kann auch flexibel und bewusst “Familienzeit” nehmen. Denn ich verpasse “fast” nichts und kann in Ruhe und mit Vorspultaste die Meetings verfolgen. 

Dank der neuen Recordingfunktion in Teams und dem Upload zum Videostreamingdienst Stream von Microsoft innerhalb der Microsoft 365 Umgebung war es noch nie so leicht und kostengünstig alle Meetings als Aufnahme einzubinden und automatisch im Kanal in Teams zur Verfügung zu stellen. Der Prozess ist automatisch konfigurierbar und beschränkt den Kreis der Zuhörer auf den gewollten Kreis. 

Weiterhin bietet der Streamingdienst neben dem Stream auch die Möglichkeit (Preview) Inhalte in die jeweilige Sprache des Zuhörers zu übersetzen und so das Meeting entsprechend einfacher zu betrachten.

Zusammenfassend ist es sinnvoll Meetings aufzuzeichnen und im Team oder eben auch weltweit zur Verfügung zu stellen. Die Kosten sind nicht zu rechnen, denn diese sind ebenfalls automatisch mit der Nutzerlizenz abgegolten, achten sollte man nur auf das Datenvolumen seines Smartphones. 

 

Hauptthemen der Diskussion bei Aufnahmen im Unternehmen

Die Diskussion dreht sich um drei Hauptthemen, die diskutiert werden und oft auch emotional geführt werden. Dazu kommt die Emotionalität, die bei einigen Personen mit in der Diskussion liegt, denn Aufnahmen heißt auch Beweisbarkeit und die Angst die ganze Welt könnte die Aufnahme sehen. Letztlich ist daran zu erinnern, dass freie Meinungsäußerung, als Beispiel der Grundwerte unserer Demokratie zu beachten sind. Denkt hier einmal an den Film Social Media, in dem eine junge Frau ständig überwacht wird und ihr gesamtes Leben gefilmt und allen anderen zur Verfügung steht. Es gibt keine Ruhezone und keine Möglichkeit sich zu entziehen, um private Ängste zu leben und einfach sie selber zu sein. Dies zeigt auf, was wir eigentlich kennen, wenn wir ständig beobachtet sind, dann verhalten wir uns anders. Wir sind vorsichtiger und achten auf jedes Wort, welches wir sagen. Diskussionen sind weniger leidenschaftlich und die Atmossphäre ist nicht optimal, denn Feedback und mag es auch sehr negativ sein ist wichtig. Es braucht offene Worte mit Respekt voreinander, um ein Unternehmen nach Vorne zu bringen. Ständige Überwachung ist negativ für die Entwicklung seiner MitarbeiterInnen und auch in der Presse eher negativ, so dass es auch der Marke schaden kann. 

Grundregeln in Bezug auf die Aufnahme von Meetings – Best Practise

  1. Respekt und Verantwortung gegenseitig  
  2. Alle leben und arbeiten zusammen. Wir sind ein Team und die Atmosphäre ist entspannt und wir fühlen uns wohl.
  3. Das Team steht im Mittelpunkt und Fehler macht jeder. 
  4. freie Rede ist gewollt. Ideen sind frei zu äußern, auch wenn sie so verquer und verrückt klingen. 
  5. Das Meeting ist ein geschützter Raum für das Team und keinen anderen.technische Regeln 
  6. Aufnahmen sind nur 14 Tage lang verfügbar im Team und werden dann archiviert ohne Zugriffsrechte. 
  7. Aufnahmen von Meetings werden nach 3 Jahren endgültig gelöscht. Die Notizen und Beschlüsse bleiben schriftlich in den Meetingsnotizen erhalten.
  8. Aufnahmen dienen nur zur Informationsweitergabe, eine leistungsbezogene Bezahlung oder ein “lächerlich machen” von Kollegen ist verboten 
  9. Aufnahmen liegen alleine im unternehmenseigenen Speicher und sind vor unberechtigtem Zugriff geschützt.

———

Im Folgenden möchte ich im Rahmen der Diskussion unkompliziert auf einige Punkte eingehen. Hierbei handelt es sich nicht um eine Rechtsberatung! Bewusst sind Paragraphen oder auch Funkstellen entfernt worden. Es ist ebenso eine Zusammenfassung einer umfangreichen Diskussion.

Aufnahme – Eingriff ins Persönlichkeitsrecht

Eine Aufnahme ist eindeutig ein Eingriff in das Persönlichkeitsrecht der teilnehmenden Personen, ob es interne KollegInnen sind oder Externe. Dieser Eingriff kann jedoch gerechtfertigt sein und dies kann z.B. im Arbeitsvertrag begründet sein und auch in einer Betriebsrahmenvereinbarung, die den Eingriff regelt. Dieser ist ebenso Anlass bezogen, so dass eine Aufnahme vom Teamleiter (z.B.) erfolgt und diese lediglich dem Team zur Verfügung steht. Ziel ist der Transport von Informationen und kein z.B. Unternehmensvideo für die Webseite zur Veröffentlichung. Somit kann unter bestimmten Voraussetzungen ein Eingriff möglich sein.

 

Aufnahme- Datenschutz?

Im Rahmen einer Aufnahme können und werden personenbezogene Daten verarbeitet. Es ist in der Regel möglich einzelne Personen zu identifizieren und denen Eigenschaften zuordnen. Dazu kommen Logfiles, die IP Adresse und auch die Teilnahme an Meetings aufzeichnen. Eine Verarbeitung von personenbezogenen Daten liegt dementsprechend vor, wenn im Einsatz von Microsoft 365, Teams und Stream genutzt wird. Somit müssen natürlich alle Regelungen eingehalten, TOMs definiert und umgesetzt, Löschfristen eingeführt und ein Verarbeitungs- und Verfahrensverzeichnis aufgestellt werden. Desweiteren könnte man über eine Datenschutzfolgenabschätzung nachdenken.

Somit müsst ihr an folgende Themen denken (Auszug/ nicht vollständig)

  • Verfahrens- und Verarbeitungsverzeichnis
  • Löschfristen
  • Nutzungsvereinbarung, Geheimhaltungsvereinbarung
  • TOMs
  • Archivierung und Backup
  • Zugriff/ Berechtigungskonzept
  • usw.

 

Aufnahme – Arbeitnehmerüberwachung

Aus Sicht des Betriebsrates kommt, wie bei IT Systemen üblich, das Thema Arbeitnehmerüberwachung in Betracht. Hierbei soll verhindert werden, dass der Mitarbeiter überwacht und vielleicht auch nach seiner überwachten Leistung bezahlt wird. Konkret muss der Arbeitnehmer geschützt werden. Konkret wird ein Meeting, oft von 60 Minuten aufgezeichnet und steht dann für 14 Tage zur Verfügung. Somit sprechen wir über einen eingegrenzten Bereich mit beschränkten Zugriffsrechten und ohne Koppelung zu einer leistungsbezogenen Bezahlung. 

 

rechtliche Beratung? 

Ihr braucht eine rechtliche Beratung und Unterstützung bei der Einführung und Realisierung von Aufnahmen von Meetings im Unternehmen oder Konzern? Dann schaut bei www.digitallawyer.de vorbei. Ihr könnt auch direkt schreiben an: info@digitallawyer.de 

Die Kommentarfunktion ist deaktiviert.