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Kaizala – private und öffentliche Gruppen

 Nach dem ersten Artikel zum Überblick und mit einer kurzem Einblick in den Datenschutz, schauen wir uns in diesem Beitrag einmal genauer die Gruppen und das Gruppenkonzept von Kaizala inklusive verschiedener Usercases an. Natürlich darf hier auch die Administration nicht zu kurz kommen, so dass Kaizala im Enterprise Umfeld einsetzbar ist.

Kaizala und die Gruppen

Natürlich gibt es schon eine Dokumentation auf docs.microsoft.com und diese habe ich teilweise mit geschrieben, da auch ich als Autor mit meinem GitHub Konto dabei bin. Um das Ganze etwas spannender zu machen, kommen hier Screenshots aus meinem Android Phone (Lenovo C2). Die iPhone App ist diesmal wirklich baugleich und ich teste es parallel, aber beide Screenshots zu zeigen ist nicht sinnig. 

Die Architektur der Gruppen ist wie folgt in drei Gruppen geteilt:

  • Flache Gruppen
  • Hierarchische Gruppen
  • Öffentliche Gruppen (2 Varianten)

 

Quelle: Microsoft

 

Ich bin in der App einfach mal auf “Entdecken” gegangen und nach dem hinzufügen der App unter die Verwaltung der Managementkonsole tauchten die Punkte “Kaizala Aktionen”, “Arbeitsgruppen” und “Öffentliche Gruppen” auf.  Dies seht ihr nachdem die App im Management Portal eingebunden wurde.

Screenshot Kaizala App

 

Arbeitsgruppen 

Arbeitsgruppen sind Gruppen, die erstellt und verwaltet werden können. Im Rahmen dessen können Gruppen und Untergruppen erstellt und zugeordnet werden. Innerhalb der Gruppen können Administratoren und Mitglieder benannt und hinzugefügt werden. Ebenso können die Gruppen mit Connectoren und Aktionen ausgestattet werden. Eine Linkerstellung zur Einladung und ein Benutzerexport ist auch möglich.

 

Gruppenansicht

 

hier eine sehr gute Zusammenfassung von Microsoft

Berücksichtigen Sie die folgenden Beispiele.

  • In einer öffentlichen Sektor Organisation verteilt tief in einem Zustand können Sie geografische zuordnen zu Bezirken, Mandals/Abschnitte und Zustand Ebene Organisation Einheiten Gruppen erstellen.
  • In einer Organisation Business können Sie durch die übergeordnete Gruppe für CEO oder HR, Finanzen, Vorgänge fasst Spitze Geschäftsbereichen erstellen. Jede dieser Gruppen kann regionale untergeordneten Gruppen, wie z. B. wie North Sales Department, South Sales Department usw. haben.
  • In Bildungseinrichtungen können Sie Gruppen mit Gruppen auf Abteilungsebene als untergeordnetes Element Gruppen müssen jedes Jahr Student Batch als untergeordnete Gruppen erstellen.
  • In einer Community des Apartmentthreading können Sie mit jeder zum Erstellen von/Tower Darstellung einer Gruppe von untergeordneten Gruppen erstellen.

Einige Haupteigenschaften dieses Typs der Gruppe gehören:

  • Gruppen können direkte Mitglieder sowie Untergruppen als Mitglieder enthalten.
  • Auf jeder Ebene gesendete Nachricht wird an alle Mitglieder der Gruppe und nach unten zu allen untergeordneten Gruppen.Folglich Chat ist in der übergeordneten Gruppen deaktiviert, aber alle Kaizala Aktionen sind aktiviert. Mitglieder der übergeordneten Gruppen können also senden Ankündigungen oder Umfragen die gesamte Organisation gesendet werden.
  • Ein beliebiges Gruppenmitglied kann erstellt und alle Benutzer in der gleichen Gruppe oder darunter Kaizala Aktionen wie (Auftrag, Umfrage, Umfrage usw.) zugewiesen.
  • Untergeordneten Gruppen können nicht senden die Nachricht an eine übergeordnete Gruppe oder Peer-Gruppen, jedoch können sie ihre Ansichten präsentieren bis “gefällt mir” und Kommentare auf jeder Aktion Kaizala an Sie gesendet.
  • Unten Gruppen (Endknoten) der hierarchischen Gruppen sind regulären flache Gruppen.” 

Kommunikation Unternehmen – Mitarbeiter

Interessant ist die Frage wie das Unternehmen an die MitarbeiterInnen in der Kaizala Gruppe kommuniziert. Dies ist bei Team und Yammer durch den Web- und Windows Client problemlos möglich. Ebenso kann man per Email an Gruppen Informationen (Yammer, Teams) schicken. Nun stellt sich die Frage, wie ist es bei Kaizala?

  • Smartphone mit Kaizala App aus dem Service Desk
  • Smartphone mit Kaizala App bei dem Teamleiter (Mitglied und Informationsfluss)
  • Zukunft: WebApp

 

Öffentliche Gruppen in Kaizala

In dieser Kategorie sehen wir auf dem Phone alle öffentlichen Gruppen in der Umgebung. Diese stammen sowohl von Organisationen als auch 

 

Ansicht der öffentlichen Gruppen

In der Verwaltung von öffentlichen Gruppen und internen Gruppen gibt es keinen Unterschied. 

Kaizala und Gäste in Gruppen

Gäste und Externe können per Link oder mit der Telefonnummer eingeladen werden. Diese sind dann über ihre Telefonnummer verwaltbar. Bei höhren Sicherheitsanforderungen müssen Azure AD Konten hinterlegt sein.

 

Screenshot – Gruppen sind hinzugefügt

Screenshot – Benutzer abgelehnt (Azure AD Konto)

 

Der Benutzer und die Gruppe

Hier seht ihr, wie die Gruppe für den Nutzer aussieht und das dieser Informationen zur Gruppe erhält. Wenn man in der Gruppe oder Allgemein unter Einstellungen im Management Portal Änderungen vornimmt, wie z.B. Erzwingen von Intune Regeln, dann wird in der Gruppe automatisch diese Information allgemein angezeigt. “Richtlinien haben sich in dieser Gruppe geändert” Weiterhin seht ihr im zweiten Bild, dass ich mal unser Azure Meetup Logo als Hintergrund gesetzt habe. Dieses ist nicht optimal gewählt, aber so seht ihr, dass Hintergrundbilder vom Admin eingesetzt angezeigt werden können. 

Letztlich sieht der Nutzer ein kleines Office-Zeichen an der Gruppe. Dieses zeigt, dass diese Gruppe unter der Verwaltung steht. In den Gruppeninformationen erhält der Nutzer dann auch die Informationen von wem.

Hier sehen wir mal eine Gruppe ohne Hintergrundbild, aber mit Logo. Ich finde dieses hier sehr schön und gut gewählt. Nicht alle Mitglieder sehen die erweiterten Einstellungen, so dass hier der zweite Screen natürlich die Administrationsansicht ist. So können diese Personen aus der App Teilnehmer hinzufügen, Benutzer einladen oder sogar Personen aus der Nähe hinzufügen. Wenn das GPS aktiviert und die App Zugriff hat, dann ist diese letzte Option sehr hilfreich. Ich teste diese mit einem zweiten Account auf einem iPhone und konnte diesen hinzufügen. Die Gruppe tauchte sofort auf.

Abschließend ist das Verhalten, die Möglichkeiten und die Reaktionsfähigkeit der App hervorragend. In einigen Szenarien scheint sie wirklich effektiv nutzbar zu sein.

 

Kaizala Aktionen

Aktionen sind Erweiterungen innerhalb einer verwalteten Gruppe in Kaizala. Es sind folgende Aktionen aktuell nutzbar:

  • Announcements
  • Schnelle Umfragen & Umfragen
  • Job-Aufgaben
  • Meeting-Einladung
  • Anwesenheit-Karte
  • Schulung-Karte
  • Standort-Karte
  • Ermittlung von weitere Aktionen

Diese können jedoch angepasst, verändert und so für verschiedenste Szenarien eingesetzt werden. Erstellt werden die Aktionen vom Administrator der Gruppe oder eben vom Administrator in dem Management-Portal.

Screenshot des Admins

 

Aktion anlegen

Ich habe auch schon Aktionen zentral erstellt und diese dann so den Admins der Gruppen bereitgestellt. Laufen wir dies einmal durch:

 

Aktion auswählen -> Formular

Formular füllen

Ihr seht, dass ihr wie bei Forms Fragen, Auswahl oder auch Daten (Termine) oder auch Bilder hinterlegen könnt. Ich habe im Test bis zu 15 Fragen erstellen können.

Danach stellt ihr noch folgendes ein:

und die Vorlage der Aktion ist hinterlegt. Der Administrator kann dies auch direkt am Smartphone und für deine Gruppe machen.

 

Link zur Doku: https://docs.microsoft.com/de-de/kaizala/partnerdocs/kaizalaactioncards

Gruppen in der Nähe suchen

Ein lustiges Feature ist das Suchen in der Nähe. Dies erinnert an diverse andere Messengerdienste und daher kommt diese Funktion auch. Ich habe nur eine Gruppe gefunden, aber als ich einige Gruppen erstellt hatte und diese öffentlich waren, konnte ich auch diese Gruppen finden.

 

 

 

 

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