Drücke "Enter", um den Text zu überspringen.

Uservoice – Neue Office365 Lizenz und technischer Modus 1. halten und 2. Archiv

Ich habe heute eine neue UserVoice erstellt und bitte euch diese zu unterstützen und dafür zu stimmen. Es handelt sich um einen neue Art einer Lizenz in Verbindung mit zwei Modi. Alles genauere erfahrt ihr, wenn ihr diesen Blogpost lest:

Bitte votet für:

https://office365.uservoice.com/forums/264636-general/suggestions/32827723-office-365-licensing-and-technical-mode-for-user-i

 

Worum geht es? 

Es gibt Situationen in denen Mitarbeiter das Unternehmen kurzzeitig für einige Monate verlassen, aber dann wieder ihren Account benötigen. Die Inhalte die der oder die MitarbeiterIn geschaffen haben müssen jedoch erhalten bleiben, da diese mit Kolleginnen geteilt wurden oder mit Externen. Dies gilt auch und gerade für moderne Werkzeuge wie Microsoft Teams oder Groups, Yammer und Co. 

Nun möchte ein Unternehmen den ungenutzten Account nicht monatlich bezahlen, da der Account nicht genutzt wird. Um so länger diese „Pause“ dauert, um so höher sind die Kosten für den Account. In Unternehmen, die flexibel und modern sein wollen und so Elternzeit, Mutterschutz, Sabbatjahr und andere Arbeitszeit-Modelle anbieten, stellt sich die Frage, was tun

Wenn man einen Account in Office 365 löscht, dann kann man diesen lediglich 30 Tage wiederherstellen. Dieser Zeitraum ist zu kurz. Also muss der Account entweder:

a) voll bezahlt werden
b) eine Migration der Daten des Accounts erfolgen, samt Migration zurück in einen neuen Account
c) Der Mitarbeiter darf weder OneDrive noch Yammer noch eigene Speicherplätze nutzen, nur Teamssites oder Teams in denen nur Teams verwendet werden. Diese Daten, die von dem Mitarbeiter erstellt wurden, dürfen nicht gelöscht werden. 

Ein weiteres Problem tritt bei der Migration zurück auf: Es fehlen die Berechtigungen, Freigaben, Links, Dateien und der User bekommt eine neue ID. Im Zweifel gibt es den User nun zwei Mal. Dies ist auch keine gute Lösung.

 

Wie sähe eine heutige Lösung zu?

Die einfachste Lösung wäre es dem User einen neuen Modus zu geben, die eine eigene oder auch nur angepasste Lizenzierung bei der Abrechnung enthält. 

Nennen wir diese beiden Modi:

a) Archiv

b) suspend me

Im Archiv Modus wird der User für bis zu 99 Jahre archiviert und kann wiederherstellt werden oder kann insgesamt mit allen Daten extrahiert werden. Das Ergebnis ist ein .zip Archiv mit allen Daten des Users. Eine Reaktivierung dauert bis zu 72 Stunden. 

Im suspend me Modus wird der User in der Regel 3 Monate bis 9 Monate gehalten und kann innerhalb von 12 Stunden reaktiviert werden. Dieser Modus is insbesondere für Elternzeit und Mutterschutz unerlässlich. Die Freigaben und Rechte des Users laufen dennoch weiter und alle können mit seinen geteilten Dateien arbeiten. Im Zweifel kann der Manager mit besonderer durchs Audit und Freigabe des Global Admin auch auf den z.B. OneDrive zugreifen.

 

Bezahlung der Lösung

Diese Lösung muss Microsoft nicht kostenlos anbieten. Hier biete es sich einen Blick zu Azure zu werfen. Ich sehe den User als WebApp mit Azure Storage im Hintergrund. Die WebApp wird runtergefahren und führt keine Funktion mehr aus, nur der Storage liefert noch den Zugang über zuvor gesetzte Berechtigungen. Also zahlt man den Storage und die WebApp anteilig. 

Vorschlag: 30%  / 30 Tage Wechselfrist 

E3 = 260 € pro Jahr 

E3 im suspend me oder archiv Mode = 30% des Jahrespreises also 78€ pro User pro Jahr

 

Ersparnis beim Nutzer von Office 365 

  • geringere Kosten
  • keine Migration
  • kein Verlust von Berechtigungen
  • Flexibilität
  • modere Arbeitszeitmodelle werden unterstützt

 

Ersparnis bei Microsoft

  • weniger Support
  • weniger Anfragen
  • glücklichere Kunden
  • mehr Einnahmen, da sich alle die Migration sparen

 

Ihr habt Ideen? Ihr habt einen besseren Vorschlag? Dann schreibt mir: raphael.koellner@rakoellner.com 

 

Die Kommentarfunktion ist deaktiviert.